Beheerde gebruikers

In dit help-artikel

Als eigenaar van een Enterprise-workspace heb je veel manieren om de gebruikers binnen je domein te beheren, waaronder een dashboard waar je informatie kunt opvragen en wijzigingen kunt aanbrengen 👥

Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met het Enterprise-abonnement met ten minste één geverifieerd domein.

Eigenaren van Enterprise-workspaces hebben de mogelijkheid om alle gebruikers binnen hun organisatie te beheren. Een beheerde gebruiker is elke gebruiker met (het) account dat is aangemaakt met het geverifieerde e-maildomein van de organisatie.

Er zijn veel manieren waarop workspace-eigenaren gebruikers binnen hun domein kunnen beheren. Ga naar Instellingen → Identiteit om deze instellingen te openen.

Beheren van (het) account van gebruikers

Workspace-eigenaren kunnen deze instellingen gebruiken om meer granulariteit toe te passen op de manier waarop hun beheerde gebruikers in Notion werken.

Gebruikers toestaan om de informatie van (het) account te wijzigen: Laat gebruikers hun voorkeursnaam, e-mailadres en profielfoto aanpassen.
External workspace access: bepaal of beheerde gebruikers kunnen lid worden van workspaces die niet eigendom zijn van je organisatie.
Toegang tot ondersteuning voor beheerde gebruikers voorkomen: bepaal welke gebruikers Notion-ondersteuning toestemming kunnen geven voor een externe aanmelding voor probleemoplossing. Raadpleeg onze servicevoorwaarden voor meer informatie over wat Notion-ondersteuning kan inzien.
Sessieduur: stel in hoe lang een gebruiker ingelogd kan blijven voordat deze opnieuw moet authenticeren. Dit is van toepassing op alle apparaten waarop een gebruiker is ingelogd.
- Voor beheerde gebruikers met een Enterprise-abonnement hanteert Notion een standaard sessieduur van 180 dagen. Workspace-eigenaren kunnen de sessieduur echter aanpassen van 1 uur tot 180 dagen.
Alle gebruikers afmelden: dwing alle gebruikers om zich af te melden.
Wachtwoorden voor alle gebruikers opnieuw instellen: dwing alle gebruikers om hun wachtwoord opnieuw in te stellen.

Dashboard voor beheerde gebruikers

Eigenaren van Enterprise-workspaces hebben toegang tot een handig dashboard dat hen een overzicht geeft van alle gebruikers in hun geverifieerde domein.

In dit dashboard kunnen workspace-eigenaren:

Snelzoeken en filteren van alle gebruikers met behulp van de geverifieerde domeinen van de workspace
Profielinformatie van beheerde gebruikers bewerken
Bekijken van welke externe workspaces beheerde gebruikers deel uitmaken
Beheerde gebruikers verwijderen uit externe workspaces

Het dashboard toont gebruikersdetails zoals naam, e-mailadres, een lijst met workspaces waartoe ze toegang hebben, de datum van laatste activiteit en de status van hun tweestapsverificatie.

Om toegang te krijgen tot het dashboard voor beheerde gebruikers:

Klik op Instellingen en navigeer naar Identity & provisioning.
Zoek onder Gebruikersbeheer naar Dashboard voor beheerde gebruikers en klik op Dashboard weergeven.

Vanuit dit dashboard kunnen workspace-eigenaren snelzoeken naar gebruikers op naam, e-mail of ID. Daarnaast kunnen ze filteren op workspace en tweestapsverificatiemethode.

Opmerking: Opgeschorte gebruikers blijven factureerbare accounts voor alle workspaces waarvan ze deel uitmaken.

Al hun content en opmerkingen blijven normaal zichtbaar, alle integraties die ze hebben ingesteld blijven werken, maar hun profielfoto wordt weergegeven als een grijs doorgestreept silhouet.

Op het profiel van een specifieke gebruiker kunnen workspace-eigenaren:

De gebruiker opschorten
De gebruiker verwijderen
De naam en het e-mailadres van de gebruiker wijzigen. Het nieuwe e-mailadres moet bij het geverifieerde domein horen.
De gebruiker afmelden
Het wachtwoord van de gebruiker opnieuw instellen
De gebruiker uit externe workspaces verwijderen

Veelgestelde vragen

Worden wijzigingen aan het (het) account van beheerde gebruikers door de workspacebeheerders bijgehouden?

Ja, alle wijzigingen die door een eigenaar van een workspace worden aangebracht in (het) account van een beheerde gebruiker, worden vastgelegd in het auditlogboek.

Als een wachtwoord opnieuw wordt ingesteld of een gebruiker uit een workspace wordt verwijderd, ontvangt deze een e-mailmelding.

Zullen gebruikers in mijn workspace weten dat hun (het) account wordt beheerd door de beheerder van de workspace?

Ja, gebruikers zien een badge wanneer ze naar Instellingen → {hun naam} gaan.

Als mijn workspace SCIM gebruikt, kan ik dan nog steeds wijzigingen aanbrengen in het (het) account van beheerde gebruikers via Notion?

Het bijwerken van profielinformatie van beheerde gebruikers vanuit dit nieuwe dashboard is niet aanbevolen als de Enterprise-workspace de SCIM API rechtstreeks of via een Identity Provider (bijv. Okta, Azure AD, Google Workspace) gebruikt om workspacelidmaatschap programmatisch te beheren.

Als de workspace SCIM gebruikt, worden wijzigingen die vanuit de Notion Instellingen-UI zijn aangebracht, overschreven wanneer de volgende SCIM API-aanvraag synchroniseert.

Mijn workspace heeft verschillende domeinen geverifieerd. Zie ik alle beheerde gebruikers voor al onze domeinen samen in het dashboard?

Ja, je ziet al je beheerde gebruikers (van meerdere geverifieerde domeinen) samen in het dashboard.

Wat gebeurt er als een gebruiker wordt opgeschort?

Opgeschorte gebruikers blijven meetellen als factureerbare plaatsen voor de workspaces waarvan zij deel uitmaken.

Al hun inhoud en opmerkingen blijven normaal zichtbaar, alle integraties die ze hebben ingesteld blijven werken, maar hun profielfoto wordt weergegeven als een grijs doorgestreept silhouet.

Andere gebruikers kunnen nog steeds pagina's delen met de opgeschorte gebruiker, hen @-vermelden en hen toevoegen aan workspaces of Teamspaces. De opgeschorte gebruikers kunnen niet inloggen, geen meldingen ontvangen en geen toegang krijgen tot deze bronnen. Ze zullen ze zien als/wanneer ze weer worden vrijgegeven.

Wat gebeurt er als een gebruiker wordt verwijderd?

Alle openbare of gedeelde inhoud die door de verwijderde gebruiker is gemaakt, blijft behouden, maar toeschrijvingen en @-vermeldingen veranderen in Verwijderde gebruiker.

Alle privé- of gedeelde pagina's waar geen overgebleven gebruikers volledige toegang toe hebben, worden verwijderd. Verwijderingen zijn definitief, met een respijtperiode van 30 dagen om te annuleren en te herstellen.

Als (het) account in de toekomst mogelijk nodig is, wordt aangeraden om het op te schorten in plaats van te verwijderen. Verwijderde gebruikers tellen niet mee voor het aantal factureerbare plaatsen van de workspace.