Taakdatabases & sprints

Taakdatabases en sprints helpen je team om werk in tijdvakken eenvoudiger te beheren en een schema te volgen.

Een takendatabase in Notion is een database die informatie over de eigenschappen status, toegewezen persoon en vervaldatum vereist, om je te helpen met het bijhouden van je werk.

Ga als volgt te werk om een takendatabase maken of een bestaande database in een takendatabase te veranderen:

1. Open het instellingenmenu bovenaan je database.

   

2. Onder Database-instellingen selecteer Meer instellingen.

3. Selecteer Veranderen in taken in het menu dat verschijnt.

4. Kies welke eigenschappen in je database overeenkomen met de taakstatus, toegewezen persoon en vervaldatum. Als je database deze eigenschappen nog niet bevat, kun je deze maken door Nieuwe maken te selecteren.

5. Selecteer Omzetten in takendatabase.

Als je niet langer wilt dat een database een taakdatabase is:

1. Open het instellingenmenu bovenaan je database.

2. Onder Database-instellingen selecteer Meer instellingen.

3. Selecteer Taakdatabase ongedaan maken in het menu dat verschijnt.

ID is een database-eigenschap waarmee je projecten kunt beheren en taken kunt organiseren. Zodra de eigenschap is toegevoegd, wordt er automatisch een unieke ID toegewezen aan elk bestaand database-item en elk toekomstig database-item dat je aanmaakt.

De ID-eigenschap aan je database toevoegen:

1. Klik op + aan de rechterkant van de database om een nieuwe eigenschap toe te voegen.

2. Selecteer ID.

3. Om een optioneel voorvoegsel aan je ID's toe te voegen, selecteer je Voorvoegsel voor ID toevoegen. Het voorvoegsel wordt automatisch gegenereerd, maar je kunt het op elk gewenst moment wijzigen door het gewenste voorvoegsel in het tekstvak in te voeren en Voorvoegsel voor ID bijwerken te selecteren.

Alle pagina's met de eigenschap ID zijn toegankelijk via een speciale URL met het ID-nummer. Als een pagina bijvoorbeeld de ID TASK-123 heeft, kun je via notion.so/TASK-123 op die pagina komen.

URL's met een unieke ID werken alleen als je unieke ID een voorvoegsel heeft. Om ervoor te zorgen dat je unieke ID's een voorvoegsel bevatten, klik je op de ID-eigenschap in je database, selecteer je Eigenschap bewerken en controleer je of het veld Voorvoegsel niet leeg is.

Om Sprints te gebruiken, moet je een taakdatabase in Notion hebben. Je kunt elke database in Notion veranderen in een taakdatabase door deze instructies te volgen.

Zodra je een takendatabase hebt gemaakt, kun je sprints toevoegen aan je workflow. Ga als volgt te werk:

1. Open het instellingenmenu bovenaan je database.

2. Onder Database-instellingen selecteer Meer instellingen.

3. Selecteer Sprints in het menu dat verschijnt.

4. Selecteer Sprints inschakelen.

Zodra je sprints in je database hebt ingeschakeld, worden er items getoond waarmee je de sprints kunt volgen. Deze zijn toegankelijk via de zijbalk van Notion, samen met de database waarop de sprints zijn gebaseerd.

In het Sprintbord kun je alle taken bijhouden die bij huidige of toekomstige sprints horen. Hiervoor kun je diverse weergaven gebruiken:

• Huidige sprint: toont taken in de huidige sprint.

• Sprint-planning: toont taken in de huidige, volgende en laatste sprint, samen met alle taken die nog niet aan een sprint zijn toegewezen.

• Backlog: toont taken die niet aan een sprint zijn toegewezen.

De database Sprints biedt een globale weergave van je huidige en toekomstige sprints. Je kunt de pagina van een sprint openen om de taken te zien. Ook vind je hier een Tijdlijnweergave voor een lineair overzicht van je sprints.

1. Ga naar de weergave Sprint-planning in het Sprintbord.

2. Verplaats alle onvoltooide taken uit je huidige sprint of uit je backlog naar je volgende sprint.

Zo voltooi je een sprint:

1. Ga naar je Huidige sprint in het Sprintbord.

2. Selecteer Sprint voltooien.

3. Je wordt gevraagd de datums van de volgende sprint te bevestigen en wat je wilt doen met de onvoltooide taken uit je huidige sprint. Je kunt ze verplaatsen naar de volgende sprint, ze naar de backlog verplaatsen of ze in de huidige sprint laten staan.

4. Selecteer Sprint voltooien.

Nadat je de sprint hebt voltooid:

• De status van je Huidige sprint verandert in Laatst. Als er al een sprint was met de status Laatst, dan wordt deze status veranderd in Verleden.

• De status van de Volgende sprint wordt veranderd in Huidige.

• De taken op het sprintbord horen bij de nieuwe Huidige sprint.

• De Volgende sprint zal worden gemaakt als er niet al een bestaat.

Pas je sprints aan je behoeften aan. Ga hiervoor naar je Sprint-bord en selecteer het instellingenmenu bovenaan → Meer instellingen → Sprints.

• Duur: kies hoeveel weken (van 1 tot 8) elke sprint moet duren.

• Beginnen op: geef aan op welke weekdag je de sprints wilt laten beginnen. Als je dit verandert terwijl er een sprint actief is, worden de datums van de huidige sprint gewijzigd. Als je sprints bijvoorbeeld twee weken duren en beginnen op maandag maar je wilt dat ze beginnen op donderdag, dan loopt de huidige sprint door tot twee weken na de aankomende donderdag zodat je volgende sprint op een donderdag kan beginnen.

• Onvoltooide taken: je kunt hier aangeven wat er moet gebeuren met onvoltooide taken in je sprints. Je kunt ze verplaatsen naar de volgende sprint, ze naar de backlog verplaatsen of ze in de originele sprint laten staan.

• Geautomatiseerde sprints: schakel deze optie in als je wilt dat sprints automatisch worden voltooid voordat de volgende wordt gemaakt en gestart.

• Sprints uitschakelen: gebruik deze optie om een sprint uit te schakelen. Als je sprints uitschakelt, worden je sprintdatabase, sprintbord en de relaties tussen taken en sprints permanent verwijderd. Als je de sprints weer inschakelt, begin je opnieuw met een nieuwe database, relaties en een nieuw bord.