Database-eigenschappen

Klik op Eigenschap toevoegen om je eerste eigenschap in een database te maken. Geef je eigenschap een naam en kies vervolgens een type eigenschap.

Een eigenschap toevoegen aan een database die al bestaande eigenschappen heeft:

• Selecteer + naast de meest rechtse eigenschap. Geef je eigenschap een naam en kies vervolgens een type eigenschap.

• Klik in de /tabelweergave op een bestaande eigenschap → Links invoegen of Rechts invoegen, afhankelijk van waar je je nieuwe eigenschap in je tabel wilt hebben. Geef je eigenschap een naam en kies vervolgens een type eigenschap.

Open het instellingenmenu bovenaan de database en selecteer Eigenschappen bewerken om de eigenschappen van een database te beheren en te bewerken.

Vanaf hier kun je:

• Snelzoeken naar een eigenschap.

• Een Nieuwe eigenschap maken.

• Klik op specifieke eigenschappen om ze te bewerken. Je kunt instellingen aanpassen die specifiek zijn voor een eigenschap (je kunt bijvoorbeeld een teksteigenschap laten doorlopen), een eigenschap dupliceren of een eigenschap verwijderen.

Je kunt individuele eigenschappen ook bewerken door er direct op te klikken in je database. Hiermee open je een menu waar je de naam van de eigenschap kunt bewerken, filteren of sorteren op die eigenschap, berekeningen kunt uitvoeren en meer.

Als je wilt dat specifieke eigenschappen worden verborgen of weergegeven in een databaseweergave:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

2. Selecteer Zichtbaarheid van eigenschappen.

3. Selecteer 👁️ naast een eigenschap om deze te verbergen of weer te geven.

Alle gegevens die in een eigenschap worden opgenomen, worden een waarde genoemd. De manier waarop je waarden bewerkt verschilt per type eigenschap. Enkele voorbeelden:

• Bij de eigenschappen Selecteren en Meerdere selecteren word je verzocht tags toe te voegen door te typen wat je wilt en na elke tag op Enter te drukken. Kleuren worden willekeurig toegewezen.

  • Je kunt net zoveel unieke tags aan deze menu's toevoegen als je maar wilt.

  • Bewerk of verwijder namen en kleuren van tags door te klikken op het eigenschapsveld (de tabelcel) en vervolgens op ••• dat rechts wordt getoond wanneer je met de muis over een eigenschap beweegt.

  • Wijzig de volgorde van tags door het pictogram ⋮⋮ aan de linkerkant ervan te slepen.

• Als je op de eigenschap Datum klikt om gegevens toe te voegen, wordt onze datumkiezer geopend en kun je de relevante dag voor het database-item selecteren, bijvoorbeeld een gebeurtenisdatum of een deadline.

  • Klik op Herinneren om in deze eigenschap een herinnering in te stellen zodat je op de aangegeven datum en tijd wordt gewaarschuwd.

  • Schakel Einddatum in om een datumbereik in deze eigenschap te definiëren.

  • Schakel Tijd opnemen in om een exacte tijd te kiezen, niet alleen een dag.

  • Klik op Datumnotatie en tijdzone om deze instellingen te wijzigen.

  • Klik op Wissen om een waarde in de datumeigenschap te verwijderen.

• Als je bij de eigenschap Bestanden en media in het getoonde veld klikt, word je verzocht een bestand te uploaden of een link te plakken om een bestand in te sluiten.

  • Je kunt ook een bestand van je computer naar de eigenschap slepen om het te uploaden.

  • Je kunt meerdere bestanden tegelijk aan een veld toevoegen.

  • Klik op ••• rechts van geüploade bestanden. Je kunt deze dan Verwijderen, Downloaden, in Volledig scherm tonen of Origineel weergeven.

  • Gebruik ⋮⋮ links van geüploade bestanden om deze te slepen en opnieuw te ordenen.

• Met de eigenschap Persoon kun je andere leden of gasten in je workspace taggen.

  • Typ hun namen en druk na elke naam op Enter.

  • Als je iemand wilt verwijderen die is getagd, klik daar dan op en klik vervolgens op X naast de naam van die persoon.

• Voor de volgende eigenschappen worden automatisch waarden getoond: Gemaakt op, Gemaakt door, Laatst bewerkt op, Laatst bewerkt door.

• Je kunt waarden typen of plakken voor de eigenschappen URL, E-mail, Telefoon en Getal, net als bij de eigenschap Tekst.

• Voor het bewerken van waarden voor de eigenschappen Relatie en Rollup zijn meerdere stappen nodig.

Om databases snel en betrouwbaar te houden, kan elke database maximaal 500 eigenschappen bevatten. Als je deze limiet bereikt, kun je geen nieuwe eigenschappen toevoegen totdat je er een aantal verwijdert.

Wanneer je probeert een eigenschap toe te voegen die deze limiet overschrijdt, zie je een foutmelding en wordt de nieuwe eigenschap niet aangemaakt.

Als je de limiet bereikt, probeer dan deze stappen:

• Verwijder ongebruikte eigenschappen die je niet meer nodig hebt.

• Voeg vergelijkbare eigenschappen samen (combineer bijvoorbeeld meerdere "Status"- of "Categorie"-eigenschappen).

Om je database-items visueel van elkaar te onderscheiden, kun je databasepagina's een kleur toewijzen op basis van bepaalde voorwaarden. Je wilt bijvoorbeeld dat alle achterstallige taken in een taken-database in het rood worden weergegeven.

Voorwaardelijke kleur toepassen op een databaseweergave:

1. Selecteer het schuifregelaarpictogram bovenaan je databaseweergave.

2. Selecteer onder Weergave-instellingen de optie Voorwaardelijke kleur.

3. Selecteer Nieuwe kleurinstelling.

4. Selecteer de database-eigenschap waarop je de kleur wilt baseren.

5. Open het vervolgkeuzemenu naast de naam van je eigenschap en stel een regel in voor je kleurinstelling.

6. Selecteer een Pagina-achtergrond kleur.

   • Indien van toepassing, krijgen je databasepagina's standaard de kleur van de bijbehorende eigenschapswaarden. Als je prioriteitseigenschap bijvoorbeeld P0 in het rood en P1 in het oranje heeft, en je kleurt je database op basis van prioriteit, dan worden alle P0-pagina's in het rood weergegeven en alle P1-pagina's in het oranje. Je kunt dit op elk gewenst moment wijzigen!

7. Als je in de /tabelweergave bent, open dan het menu naast Toepassen op en kies of je de kleur wilt toepassen op de hele rij of alleen op de eigenschap waarop je regel van toepassing is.

8. Selecteer Nog een toevoegen om extra kleurvoorwaarden voor je databaseweergave te maken.

• Voorwaardelijke kleur is beschikbaar in de volgende weergaven:

  • Tabel

  • Agenda

  • Tijdlijn

  • Lijst

  • Bord

  • Feed

• Voorwaardelijke kleur kan worden toegepast op basis van de volgende eigenschappen:

  • Selecteer

  • Meerdere selecteren

  • Status

  • Titel

  • Tekst

  • Getal

  • Datum

  • Persoon

  • Selectievakje

  • Formules

  • Relaties

  • Rollups

• Instellingen voor voorwaardelijke kleur worden op weergaveniveau gemaakt. Verschillende databaseweergaven kunnen verschillende instellingen voor voorwaardelijke kleur hebben, en instellingen voor voorwaardelijke kleur die op één databaseweergave zijn toegepast, worden niet automatisch overgenomen in de andere weergaven van de database. Wanneer je echter een weergave gaat dupliceren, worden de kleurinstellingen ook gekopieerd.

• Voorwaardelijke kleur is van toepassing op paginaniveau; op dit moment kun je geen specifieke eigenschappen in een pagina of kaart laten kleuren. Kleur is van toepassing op de gehele achtergrond van een pagina.

• Om voorwaardelijke kleur toe te passen op een eigenschap en niet op een hele databasepagina, moet je in een /tabelweergave van een database zijn.

Een kleurinstelling verwijderen:

1. Selecteer het schuifregelaarpictogram bovenaan je databaseweergave.

2. Selecteer onder Weergave-instellingen de optie Voorwaardelijke kleur.

3. Selecteer 🗑️ naast de instelling die je wilt verwijderen.

Je kunt opmerkingen achterlaten in database-eigenschappen, alleen wanneer je in de /tabelweergave bent of wanneer je een databasepagina hebt geopend.

Een opmerking plaatsen bij een eigenschap in de /tabelweergave:

1. Beweeg de muis over een eigenschap van een database-item.

2. Selecteer de 💬 die verschijnt.

3. Voer je opmerking in.

Een opmerking plaatsen bij een eigenschap in een databasepagina:

1. Beweeg de muis over een eigenschap.

2. Selecteer de 💬 die verschijnt, of selecteer de ⋮⋮ links van de eigenschap → Opmerking.

3. Voer je opmerking in.

Zodra er een opmerking is geplaatst, zie je 💬 naast de eigenschap waaraan deze is gekoppeld. Je kunt 💬 selecteren om de opmerking te bekijken en deel te nemen aan het gesprek.

Je kunt specifieke toegangsniveaus toewijzen aan personen die worden genoemd in een 'Persoon'-eigenschap of die zijn gemaakt door een 'Gemaakt door'-eigenschap op een databasepagina. Meer informatie hierover vind je hier →