Connetti Mail agli Agenti personalizzati

Gli Agenti personalizzati possono connettersi a Mail per automatizzare i flussi di lavoro email. Una volta connessi, gli agenti possono leggere, organizzare, scrivere bozze e inviare email per tuo conto tramite trigger automatizzati o chattando direttamente con l'agente.

Le connessioni Mail funzionano con Gmail, Notion Mail o Outlook. Non è necessario utilizzare Notion Mail per usare la connessione Mail.

La connessione Mail per gli Agenti personalizzati è disponibile su qualsiasi piano con accesso agli Agenti personalizzati.

Le azioni seguenti sono supportate solo se si utilizza Notion Mail:

1. Chatta con il tuo agente. Fornisci indicazioni specifiche su come gestire gli eventi Mail.

   • Questo può essere fatto anche manualmente nelle Impostazioni di un agente personalizzato. Vai su Strumenti & Accesso, quindi scegli + Aggiungi connessione → Mail → Connetti.

2. Vai su Impostazioni → Strumenti e accesso.

3. Scegli le caselle di posta a cui vuoi che il tuo agente abbia accesso.

4. Concedi i permessi necessari al tuo agente: Modifica posta in arrivo, Bozza e Invia.

5. Scegli se l'agente deve Richiedere conferma prima di eseguire un'azione.

6. Testa la connessione. Se il comportamento dell'agente non è quello che ti aspetti, chatta con il tuo agente per chiarire le istruzioni.

Suggerimento: Sii specifico nelle tue istruzioni. Ad esempio: "Archivia tutte le email dalle newsletter con la parola 'weekly' nell'oggetto" oppure "Scrivi una bozza di risposta gentile alle richieste dei clienti e salvala per la mia revisione."

Aggiungi un trigger email nelle Impostazioni del tuo agente personalizzato.

1. Vai su Trigger. Clicca su + Aggiungi trigger → Mail → Connetti.

2. In Mail, scegli tra i trigger seguenti:

   • Nuova email ricevuta: viene eseguito quando arriva una nuova email nella casella di posta connessa.

   • Nuova email inviata: viene eseguito quando invii una nuova email dalla casella di posta connessa.

   • Nuova email ricevuta o inviata: viene eseguito quando una nuova email viene ricevuta o inviata.

   • Etichetta applicata all'email: viene eseguito quando un'etichetta specifica viene applicata a un'email.

3. Scegli la Posta in arrivo su cui vuoi che il trigger venga eseguito.

4. Aggiungi un filtro per restringere gli eventi che attivano un trigger email. Ogni trigger può essere filtrato per essere eseguito solo quando un'email corrisponde a un attributo specificato Da, A, Oggetto, Corpo, o Dominio.

Quando connetti Mail, puoi scegliere i permessi del tuo agente:

• Modifica Posta in arrivo: archivia, cestina, applica etichette, imposta promemoria, blocca mittenti e annulla l'iscrizione.

• Bozza: crea bozze.

• Invia: invia email dal tuo account.

• Richiedi conferma: richiede a un utente di approvare o annullare un'azione prima che venga eseguita. Quando è disattivata, l'agente può eseguire le azioni consentite senza approvazione.

Suggerimento: utilizza le autorizzazioni e i trigger (come l'esecuzione solo quando viene applicata un'etichetta) se desideri limitare le email elaborate dall'agente.

Se condividi un Agente personalizzato connesso a Mail, chiunque abbia accesso a tale Agente può visualizzare le email nella posta in arrivo connessa. Verrà mostrato un avviso prima di eseguire questa azione.

Per ottenere i risultati migliori, fornisci al tuo Agente personalizzato istruzioni specifiche.

Smista automaticamente i messaggi in arrivo applicando etichette, archiviando le email a bassa priorità e impostando promemoria per quelle importanti.

Dì al tuo Agente personalizzato:"Quando ricevo un'email, controlla se si tratta di una newsletter. Se sì, applica l'etichetta 'Newsletter' e archiviala. Se proviene da un cliente, aggiungi una stella e applica l'etichetta 'Cliente'."

Annulla l'iscrizione a mailing list indesiderate e archivia o elimina automaticamente le email promozionali.

Dì al tuo Agente personalizzato:"Controlla la mia posta in arrivo per le email di iscrizione. Annulla l'iscrizione a tutte le newsletter che non ho aperto negli ultimi 30 giorni e archiviale."

Estrai informazioni chiave dalle email e crea o aggiorna record in un database Notion.

Dì al tuo Agente personalizzato:"Quando ricevo un'email da un nuovo contatto, crea una pagina nel mio database CRM con il suo nome, indirizzo email e azienda. Aggiungi un link all'email originale."

Bozza le risposte alle richieste comuni e salvale per la tua revisione prima dell'invio.

Dì al tuo Agente personalizzato:"Quando ricevo un'email che chiede informazioni sui prezzi, scrivi una risposta amichevole con le nostre informazioni standard sui prezzi e salvala come bozza affinché io possa rivederla."

Se il tuo Agente personalizzato riscontra errori, assegna un “Non mi piace” all'esecuzione e chatta con l'Agente per diagnosticare il problema. Quindi prova questi passaggi:

Errori di connessione

Se non riesci a trovare Mail in Strumenti & Accesso, se Mail si disconnette o se il tuo agente dice che non può accedere all'email:

• Conferma che il tuo Agente sia connesso all'account email corretto.

• Verifica di avere l'autorizzazione per modificare l'agente (Può modificare o Accesso completo).

• Disconnetti e riconnetti la connessione Mail, quindi aggiorna Notion.

• Conferma di aver salvato dopo aver aggiornato le impostazioni.

Errori di trigger

Se il tuo agente non è in esecuzione quando viene ricevuta un'email, è in esecuzione più volte o non riesce ad accedere al contenuto dell'email:

• Controlla l'Attività dell'agente per confermare se il trigger si sta attivando o se si attiva ma fallisce.

• Verifica che la connessione Mail sia ancora attiva in Strumenti e accesso.

• Per i trigger basati su etichette, conferma che il nome dell'etichetta corrisponda esattamente.