Forbind Mail til tilpassede agenter

Tilpassede agenter kan oprette forbindelse til Mail for at automatisere e-mail-arbejdsgange. Når forbindelsen er oprettet, kan de læse, organisere, udarbejde og sende e-mails på dine vegne via automatiserede udløsere eller ved at chatte direkte med agenterne.

Mail-forbindelser fungerer med Gmail, Notion Mail eller Outlook. Det er ikke påkrævet at bruge Notion Mail for at benytte Mail-forbindelserne.

Mail-forbindelsen for tilpassede agenter er tilgængelig på alle abonnementer med adgang til tilpassede agenter.

Nedenstående handlinger understøttes kun, hvis du bruger Notion Mail:

1. Chat med din agent. Giv den specifikke anvisninger om, hvordan den skal håndtere mailbegivenheder.

   • Dette kan også gøres manuelt i indstillingerne for din tilpassede agent. Gå til Værktøjer & Adgang, vælg derefter + Tilføj forbindelse → Mail → Forbind.

2. Gå til Indstillinger → Værktøjer & Adgang.

3. Vælg de Indbakker, du vil have din agent til at have adgang til.

4. Giv de tilladelser, din agent har brug for: Rediger Indbakke, Kladde og Send.

5. Vælg, om agenten skal kræve bekræftelse, før den udfører en handling.

6. Test forbindelsen. Hvis agentens adfærd ikke er som forventet, så chat med din agent for at præcisere instruktionerne.

Tip: Vær specifik i dine anvisninger. For eksempel: \"Arkivér alle e-mails fra nyhedsbreve med ordet 'weekly' i emnelinjen\" eller \"Skriv et høfligt svar på kundehenvendelser og gem dem til min gennemgang.\"

Tilføj en mailbaseret udløser i Indstillinger for din tilpassede agent.

1. Gå til Udløser. Klik på + Tilføj udløser → Mail → Forbind.

2. Under Mail kan du vælge mellem følgende udløsere:

   • Ny e-mail modtaget: Kører, når en ny e-mail ankommer i den forbundne postkasse.

   • Ny e-mail sendt: Kører, når du sender en ny e-mail fra den forbundne postkasse.

   • Ny e-mail modtaget eller sendt: Kører, når en ny e-mail enten modtages eller sendes.

   • Etiket anvendt på e-mail: Kører, når en bestemt etiket anvendes på en e-mail.

3. Vælg den indbakke, du vil have udløseren til at køre på.

4. Tilføj et filter for at indsnævre, hvilke begivenheder der aktiverer en Mail-udløser. Hver udløser kan filtreres til kun at køre, når en e-mail passer til en angivet Fra, Til, Emne, Brødtekst, eller Domæne-attribut.

Når du forbinder Mail, kan du vælge din tilpassede agentens tilladelser:

• Rediger indbakke: Arkivér, flyt til Papirkurv, anvend etiketter, indstil påmindelser, bloker afsendere og afmeld.

• Kladde: Opret kladder.

• Send: Send e-mails fra din konto.

• Kræv bekræftelse: Kræver, at en bruger godkender eller annullerer en handling, før den udføres. Når denne er slået fra, kan agenten udføre de tilladte handlinger uden godkendelse.

Tip: Brug tilladelser og udløsere (f.eks. kun at køre, når en etiket anvendes), hvis du vil begrænse, hvilke e-mails agenten behandler.

Hvis du deler en Tilpassede agenter, der er forbundet til Mail, kan alle, der har adgang til den Agent, se e-mails i den forbundne indbakke. Der vises en advarsel, før denne handling udføres.

For at få de bedste resultater skal du give din tilpassede agent specifikke instruktioner.

Sorter automatisk indgående beskeder ved at anvende etiketter, arkivere e-mails med lav prioritet og indstille påmindelse for vigtige e-mails.

Fortæl din tilpassede agent:"Når jeg modtager en e-mail, skal du tjekke, om det er et nyhedsbrev. Hvis ja, skal du anvende etiketten 'Nyhedsbrev' og arkivere den. Hvis den er fra en kunde, skal du markere den med en stjerne og anvende etiketten 'Kunde'."

Afmeld uønskede mailinglister og arkivér eller slet automatisk reklame-e-mails.

Fortæl din tilpassede agent:"Gennemgå min Indbakke for abonnement-e-mails. Afmeld alle nyhedsbreve, jeg ikke har åbnet i 30 dage, og arkivér dem."

Udtræk nøgleoplysninger fra e-mails og opret eller opdater poster i en Notion-database.

Fortæl din Tilpassede agenter:"Når jeg modtager en e-mail fra en ny kontaktperson, skal du oprette en side i min CRM-database med vedkommendes navn, e-mail og virksomhed. Tilføj et link til den oprindelige e-mail."

Opret kladder som svar på almindelige forespørgsler, og gem dem til din gennemgang, før de sendes.

Fortæl din tilpassede agent:"Når jeg modtager en e-mail med spørgsmål om priser, skal du oprette et venligt svar med vores standardprisoplysninger og gemme det som en kladde til min gennemgang."

Hvis din Tilpassede agent støder på fejl, skal du give kørsel en "tommelfinger ned" og chatte med agenten for at diagnosticere problemet. Prøv derefter disse trin:

Forbindelsesfejl

Hvis du ikke kan finde Mail under Værktøjer og adgang, hvis Mail afbrydes, eller hvis din agent siger, at den ikke kan få adgang til e-mail:

• Bekræft, at din agent er forbundet til den korrekte e-mailkonto.

• Bekræft, at du har tilladelse til at redigere agenten (Kan redigere eller Fuld adgang).

• Afbryd og genopret Mail-forbindelsen, og opdater derefter Notion.

• Bekræft, at du har gemt, efter du har opdateret indstillinger.

Udløserfejl

Hvis din agent ikke kører, når en e-mail modtages, kører flere gange eller ikke kan få adgang til e-mailindhold:

• Tjek agentens Aktivitet for at bekræfte, om udløseren aktiveres, eller om den aktiveres, men fejler.

• Bekræft, at Mail-forbindelsen stadig er aktiv under Værktøjer og adgang.

• For etiketbaserede udløsere skal du bekræfte, at etiketnavnet stemmer præcis overens.