Administrer medlemmer og gæster

Sådan tilføjer du et medlem ved hjælp af vedkommendes e-mail:

1. Gå til Indstillinger → Personer eller Medlemmer (afhængigt af dit abonnement).

2. Gå til fanen Medlemmer.

3. Vælg Tilføj medlemmer, og indtast e-mailadressen på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke har adgang til at invitere, har du i stedet muligheden for at anmode om at tilføje et medlem.

4. Vælg fra rullemenuen, om de skal tilføjes som Ejer af arbejdsområde, Medlemsskabsadministrator eller Medlem, og tryk derefter på Inviter.

5. De modtager en e-mail med et link til at logge ind og deltage i dit arbejdsområde.

Sådan tilføjer du et medlem via et link:

1. Gå til Indstillinger → Personer eller Medlemmer (afhængigt af dit abonnement).

2. Gå til fanen Medlemmer.

3. Vælg Kopiér link for at kopiere det hemmelige link til din udklipsholder, og del det med alle, du gerne vil invitere til at arbejde sammen med dig.

4. Når en inviteret bruger klikker på det hemmelige link, kan vedkommende automatisk deltage i dit arbejdsområde som et betalt medlem, uden at du behøver at tilføje vedkommendes e-mailadresse manuelt.

5. Hvis du ikke vil kunne invitere folk til dit arbejdsområde med et link, skal du slå fra ved siden af Invitationslink.

Hvis du bruger Notion i din virksomhed, kan du gøre det nemt for alle automatisk at deltage i dit arbejdsområde som medlem, når de logger ind med deres arbejds-e-mail. For at konfigurere dette kan ejere af arbejdsområder:

1. Gå til Indstillinger → Indstillinger.

2. Under Tilladte e-maildomæner skal du indtaste ethvert e-maildomæne, som du vil give automatisk adgang til, f.eks. din virksomheds e-maildomæne. Du kan tilføje flere tilladte domæner i dette felt, men du kan kun tilføje domæner, som arbejdsområdets medlemmers konti er under.

Nu, hver gang nogen logger ind i Notion med en e-mail, der har et af disse domæner, vil de se muligheden for at tilslutte sig dit arbejdsområde under onboarding. Hvis brugeren tilslutter sig dit arbejdsområde, bliver vedkommende medlem af dit arbejdsområde, og du bliver faktureret i overensstemmelse hermed.

Sådan ændrer du et medlems rolle i arbejdsområdet:

1. Gå til Indstillinger → Personer eller Medlemmer (afhængigt af dit abonnement).

2. Gå til fanen Medlemmer.

3. Vælg rullemenuen for et medlems rolle, og vælg derefter Ejer, Medlemsskabsadministrator eller Medlem.

Hvis du arbejder med en Notion Marketplace-konsulent, kan du give dem tidsbegrænset adgang til dit arbejdsområde som et midlertidigt medlem. De får adgang på medlemsniveau indtil deres udløbsdato, hvorefter de automatisk mister adgangen. Midlertidige medlemmer bruger ikke en betalt plads.

Sådan tilføjer du et midlertidigt medlem:

1. Gå til Indstillinger → Personer eller Medlemmer (afhængigt af dit abonnement).

2. Gå til fanen Medlemmer.

3. Vælg Tilføj medlemmer, og indtast din konsulents e-mailadresse.

4. Vælg Midlertidigt medlem i rullemenuen for roller.

5. Angiv en udløbsdato (op til et år fra i dag).

6. Tryk på Inviter.

De modtager en e-mail med et link til at tilslutte sig dit arbejdsområde. Når de har accepteret, vises de i din medlemsliste med deres udløbsdato.

Afventende anmodninger

Når du har sendt en invitation, vises den som afventende, indtil konsulenten accepterer. Du kan se og administrere afventende invitationer under Indstillinger → Medlemmer.

Forlæng eller fjern adgang

Administratorer kan til enhver tid opdatere et midlertidigt medlems udløbsdato eller fjerne deres adgang:

1. Gå til Indstillinger → Personer eller Medlemmer.

2. Find det midlertidige medlem på listen.

3. Vælg ••• ud for deres navn.

4. Vælg Rediger udløbsdato eller Fjern fra arbejdsområde.

Husk, at gæster kan tilføjes til enkelte sider, ikke til et helt arbejdsområde. Sådan deler du en side med en gæst:

1. Gå til Del øverst til højre på siden.

2. Indtast e-mailadressen på den gæst, du vil invitere.

3. Vælg et adgangsniveau for den gæst i rullemenuen, og tryk på Inviter.

4. Vælg Spring over for nu for at sikre, at du tilføjer dem som gæst og ikke som medlem.

Din gæst modtager en e-mail med et link til siden. Hvis de ikke allerede bruger Notion, skal de oprette en konto for at få adgang til din side.

For at gøre det lettere for dig at tilføje gæster til dit arbejdsområde giver Notion også folk uden for dit arbejdsområde mulighed for at anmode om adgang til bestemte sider i dit arbejdsområde. Denne funktion er tilgængelig og aktiveret som standard for alle abonnementer undtagen Enterprise.

Hvis du har et Plus- eller Business-abonnement, kan du slå denne indstilling fra. Desværre er det ikke muligt at slå denne funktion fra på Free-abonnementer. Sådan gør du:

1. Gå til Indstillinger → Sikkerhed.

2. Slå Tillad anmodninger om sideadgang fra ikke-medlemmer fra.

Når gæsten sender en anmodning om adgang til en side, sendes en meddelelse til indbakken hos sidens Opretter. Sidens Opretter kan godkende anmodningen samt justere adgangsniveauet for den pågældende gæst, eller de kan ignorere anmodningen.

Medlemmer af et arbejdsområde kan anmode om at tilføje gæster til det. Denne funktion er kun tilgængelig på Enterprise-abonnementer, og kun ejere af arbejdsområder kan aktivere eller deaktivere den.

For at give medlemmer mulighed for direkte at tilføje gæster til sider i arbejdsområdet kan ejere af arbejdsområder:

1. Gå til Indstillinger → Sikkerhed.

2. Under fanen Medlemmer og gæster skal du aktivere Tillad medlemmer at invitere gæster til sider.

For at give medlemmer mulighed for at anmode om at tilføje en gæst til sider i arbejdsområdet kan ejere af arbejdsområder:

1. Gå til Indstillinger → Sikkerhed.

2. Under fanen Medlemmer og gæster skal du aktivere Tillad medlemmer at anmode om at tilføje gæster.

Når dette er aktiveret, skal medlemmer og arbejdsområdeadministratorer indsende en anmodning, før de kan invitere en gæst. Arbejdsområdeejere er undtaget og kan fortsat invitere gæster direkte.

Hvis du er arbejdsområdeejer, kan duinvitere gæster direkte.

Hvis du er medlem:

1. Naviger til den side, du vil invitere en gæst til. Ligesom ved almindelig deling skal du have fulde adgangstilladelser til siden for at kunne anmode om at invitere en gæst.

2. Vælg Del, og skriv navnet på den gæst, du vil invitere.

3. Vælg den rolle, du vil have, at gæsten skal have.

4. Vælg Inviter.

5. Der sendes en meddelelse til din arbejdsområdeejer om din anmodning sammen med siden, rollen og gæstens e-mailadresse, som du har anmodet om. Du modtager også en bekræftelse på, at din arbejdsområdeejer er blevet underrettet.

Anmodninger om gæsteinvitationer skal godkendes pr. side og pr. gæst. Kun arbejdsområdeejere kan se og godkende gæsteanmodninger. Hver anmodning indeholder gæstens e-mailadresse, det medlem, der anmodede om det, den anmodede rolle og navnet på siden.

En arbejdsområdeejer kan godkende eller afvise en anmodning om at invitere en gæst direkte fra den meddelelse, de modtager, eller ved at gå til Indstillinger → Medlemmer → Gæster og finde anmodningerne øverst. Når en arbejdsområdeejer har svaret på en anmodning, får det medlem, der indsendte den, besked om beslutningen.

Giv enhver gæst mulighed for at få adgang til hele dit arbejdsområde ved at gøre dem til medlemmer. På betalte abonnementer bliver du opkrævet betaling for hvert ekstra medlem. Sådan gør du en gæst til medlem:

1. Gå til Indstillinger → Personer eller Medlemmer (afhængigt af dit abonnement) → Gæster.

2. Marker afkrydsningsfeltet ud for de gæster, du vil opgradere.

3. Vælg Opgrader {#} gæst(er) til medlem.

4. Når de bliver medlemmer, kan du finde dem på din medlemsliste og ændre deres rolle.

På abonnementer, der ikke er Enterprise, foreslår vi også nogle gæster, som måske kan få gavn af at blive medlemmer i dit arbejdsområde. For at se, hvem disse gæster er, skal du gå til Indstillinger → Medlemmer → Forslag. Du kan vælge Opgrader for at gøre en person til et arbejdsområde-medlem.

For at fjerne et medlem eller en gæst fra et arbejdsområde kan en arbejdsområdeejer eller en Medlemsskabsadministrator:

1. Gå til Indstillinger → Personer eller Medlemmer (afhængigt af abonnementet).

2. Gå til fanen Medlemmer eller fanen Gæster.

3. Afhængigt af abonnementet og hvem du forsøger at fjerne:

   • Åbn rullemenuen for et medlems rolle eller adgangsniveau, og vælg derefter Fjern fra arbejdsområde.

   • Åbn rullemenuen for en gæsts sider eller vælg ••• ud for en gæst, og vælg derefter Fjern eller Fjern fra arbejdsområde.