Cơ sở dữ liệu nhiệm vụ & sprint

Cơ sở dữ liệu nhiệm vụ và sprint giúp nhóm của bạn dễ dàng quản lý công việc theo thời hạn và tuân thủ lịch trình.

Cơ sở dữ liệu nhiệm vụ trong Notion là một loại cơ sở dữ liệu yêu cầu thuộc tính Trạng thái, người được phân công và thuộc tính ngày đến hạn để giúp bạn theo dõi công việc cần hoàn thành.

Để tạo cơ sở dữ liệu nhiệm vụ hoặc chuyển cơ sở dữ liệu hiện có thành cơ sở dữ liệu nhiệm vụ:

1. Mở menu cài đặt ở đầu cơ sở dữ liệu của bạn.

   

2. Trong Cài đặt cơ sở dữ liệu, chọn Cài đặt khác.

3. Trong menu xuất hiện, hãy chọn Chuyển thành nhiệm vụ.

4. Chọn thuộc tính nào trong cơ sở dữ liệu của bạn sẽ tương ứng với Trạng thái nhiệm vụ, người được phân công và ngày đến hạn. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn chưa có các thuộc tính này, bạn có thể tạo chúng bằng cách chọn Tạo mới.

5. Chọn Chuyển thành cơ sở dữ liệu nhiệm vụ.

Nếu bạn không còn muốn cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu nhiệm vụ nữa:

1. Mở menu cài đặt ở đầu cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Trong Cài đặt cơ sở dữ liệu, chọn Cài đặt khác.

3. Trong menu xuất hiện, hãy chọn Hoàn tác cơ sở dữ liệu nhiệm vụ.

ID là một thuộc tính cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý dự án và sắp xếp các nhiệm vụ. Sau khi thuộc tính này được thêm vào, một ID duy nhất sẽ tự động được gán cho mọi mục cơ sở dữ liệu hiện có và mọi mục cơ sở dữ liệu bạn tạo trong tương lai.

Để thêm thuộc tính ID vào cơ sở dữ liệu của bạn:

1. Nhấp vào + ở phía ngoài cùng bên phải của cơ sở dữ liệu để thêm thuộc tính mới.

2. Chọn ID.

3. Để thêm tiền tố tùy chọn vào ID của bạn, hãy chọn Add ID prefix. Tiền tố sẽ được tạo tự động, nhưng bạn có thể thay đổi tiền tố này bất cứ lúc nào bằng cách Nhập tiền tố mong muốn vào hộp văn bản và chọn Update ID Prefix.

Tất cả các trang có thuộc tính ID đều có thể được truy cập thông qua một URL đặc biệt kèm theo số ID. Ví dụ: nếu một trang có ID là: TASK-123, bạn có thể truy cập trang đó tại notion.so/TASK-123.

URL ID duy nhất sẽ chỉ hoạt động nếu ID duy nhất của bạn có tiền tố. Để đảm bảo ID duy nhất của bạn có chứa tiền tố, hãy Nhấp vào thuộc tính ID trong cơ sở dữ liệu của bạn, chọn Chỉnh sửa thuộc tính và kiểm tra xem trường Tiền tố có trống hay không.

Để sử dụng sprint, bạn phải có cơ sở dữ liệu nhiệm vụ trong Notion. Bạn có thể biến bất kỳ cơ sở dữ liệu nào trong Notion thành cơ sở dữ liệu nhiệm vụ bằng cách làm theo các hướng dẫn này.

Khi đã có cơ sở dữ liệu nhiệm vụ, bạn có thể thêm sprint vào thiết lập của mình. Để thực hiện việc này:

1. Mở menu cài đặt ở đầu cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Trong Cài đặt cơ sở dữ liệu, chọn Cài đặt khác.

3. Trong menu hiện ra, chọn sprint.

4. Chọn Bật sprint.

Sau khi bạn bật sprint cho cơ sở dữ liệu của mình, một vài mục sẽ được tạo để giúp bạn theo dõi chúng. Các mục này sẽ có thể truy cập được trong thanh bên Notion của bạn, cùng với cơ sở dữ liệu gốc mà bạn đã sử dụng để thiết lập sprint.

bảng sprint là nơi bạn có thể theo dõi tất cả các nhiệm vụ thuộc về các sprint hiện tại và tương lai của mình, sử dụng một vài chế độ xem khác nhau:

• Sprint hiện tại: Hiển thị các nhiệm vụ trong sprint hiện tại.

• Lập kế hoạch sprint: Hiển thị các nhiệm vụ trong sprint hiện tại, tiếp theo và gần đây nhất, cũng như bất kỳ nhiệm vụ nào chưa được gán cho sprint nào.

• Backlog: Hiển thị các nhiệm vụ chưa được gán cho sprint nào.

Cơ sở dữ liệu sprint sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các sprint hiện tại và tương lai của bạn. Bạn có thể mở trang của bất kỳ sprint nào để xem các nhiệm vụ bên trong. Bạn cũng sẽ thấy chế độ xem Dòng thời gian, giúp bạn có cái nhìn tuyến tính hơn về các sprint của mình.

1. Trong bảng sprint, hãy chuyển đến chế độ xem lập kế hoạch sprint.

2. Di chuyển bất kỳ nhiệm vụ chưa hoàn thành nào từ sprint hiện tại hoặc từ backlog vào sprint tiếp theo.

Để đánh dấu một sprint là đã hoàn thành:

1. Trong bảng sprint, hãy chuyển đến sprint Hiện tại của bạn.

2. Chọn Hoàn thành sprint.

3. Bạn sẽ được yêu cầu xác nhận ngày bắt đầu và kết thúc của sprint tiếp theo và những gì bạn muốn thực hiện với các nhiệm vụ chưa hoàn thành từ sprint hiện tại. Bạn có thể chuyển chúng sang sprint tiếp theo, chuyển chúng vào backlog hoặc giữ chúng trong sprint hiện tại.

4. Chọn Hoàn thành sprint.

Khi bạn hoàn thành một sprint:

• Trạng thái của sprint Hiện tại của bạn sẽ được đổi thành Cuối cùng. Bất kỳ sprint nào trước đó được gán là Gần đây nhất, nếu có, giờ đây sẽ được đặt thành Đã qua.

• Trạng thái của sprint Tiếp theo sẽ được đổi thành Hiện tại.

• Các nhiệm vụ trên bảng sẽ phản ánh sprint Hiện tại mới.

• Sprint Tiếp theo sẽ được tạo nếu chưa có sprint nào tồn tại.

Tùy chỉnh các sprint của bạn để phù hợp với nhu cầu của bạn. Để thực hiện việc này, hãy đi tới bảng sprint của bạn và chọn menu cài đặt ở trên cùng → Thêm cài đặt → Sprints.

• Thời lượng: Chọn số tuần (từ một đến tám) mà bạn muốn mỗi sprint diễn ra.

• Bắt đầu vào: Chọn ngày trong tuần mà bạn muốn các sprint của mình bắt đầu. Nếu bạn thay đổi điều này trong khi sprint đang hoạt động, ngày của sprint hiện tại sẽ thay đổi. Ví dụ: nếu các sprint của bạn thường diễn ra trong hai tuần bắt đầu vào thứ Hai, nhưng bạn muốn các sprint của mình diễn ra trong hai tuần bắt đầu vào thứ Năm, thì sprint hiện tại của bạn sẽ kéo dài đến hai tuần sau ngày thứ Năm sắp tới, để sprint tiếp theo của bạn có thể bắt đầu vào thứ Năm như bạn đã chỉ định.

• Nhiệm vụ chưa hoàn thành: Chọn điều sẽ xảy ra với bất kỳ nhiệm vụ chưa hoàn thành nào từ các sprint của bạn. Bạn có thể đưa chúng vào sprint tiếp theo, chuyển chúng vào backlog hoặc giữ chúng trong sprint ban đầu của chúng.

• Sprint tự động: Bật tính năng này nếu bạn muốn các sprint tự động hoàn thành trước khi sprint tiếp theo được tự động tạo và bắt đầu.

• Tắt sprint: Chọn tùy chọn này để tắt sprint. Sau khi bạn tắt sprint, cơ sở dữ liệu sprint, bảng sprint và các mối quan hệ giữa nhiệm vụ và sprint của bạn sẽ bị xóa vĩnh viễn. Nếu bạn chọn bật lại sprint, bạn sẽ bắt đầu với một cơ sở dữ liệu, bảng và các mối quan hệ hoàn toàn mới.