מאגרי ידע של משימות וספרינטים

מאגרי ידע של משימות וספרינטים עוזרים לצוות שלך לנהל בקלות עבודה מוגבלת בזמן ולהיצמד ללוח זמנים.

מאגר ידע של משימות ב-Notion הוא סוג של מאגר ידע הדורש מאפיין סטטוס, מאפיין מקבל/ת ההקצאה, ומאפיין תאריך יעד כדי לעזור לך לעקוב אחר העבודה שאתה צריך לבצע.

כדי ליצור מאגר ידע של משימות או להפוך מאגר ידע קיים למאגר ידע של משימות:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בחלק העליון של מאגר הידע.

   

2. תחת הגדרות מאגר ידע, בחרו הגדרות נוספות.

3. בתפריט שמופיע, בחר Turn into Tasks.

4. בחר אילו מאפיינים במאגר הידע שלך יתאימו לסטטוס המשימה, למקבל/ת ההקצאה ולתאריך היעד. אם במאגר הידע שלך עדיין אין את המאפיינים האלה, תוכל ליצור אותם על ידי בחירה ב-Create new.

5. בחר Turn into task database.

אם אינך רוצה עוד שמאגר ידע יהיה מאגר ידע של משימות:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בחלק העליון של מאגר הידע.

2. תחת הגדרות מאגר ידע, בחרו הגדרות נוספות.

3. בתפריט שמופיע, בחר Undo Task database.

מזהה (ID) הוא מאפיין מאגר ידע שעוזר לך לנהל פרויקטים ולארגן משימות. ברגע שהמאפיין מתווסף, מזהה ייחודי יוקצה באופן אוטומטי לכל פריט קיים במאגר הידע ולכל פריט עתידי שתיצור.

כדי להוסיף את מאפיין המזהה למאגר הידע שלך:

1. לחץ על ה-+ בקצה הימני של מאגר הידע כדי להוסיף מאפיין חדש.

2. בחר ID.

3. כדי להוסיף קידומת אופציונלית למזהים שלך, בחר Add ID prefix. הקידומת תיווצר באופן אוטומטי, אך תוכל לשנות אותה בכל עת על ידי הזנת הקידומת הרצויה בתיבת הטקסט ובחירה ב-Update ID Prefix.

ניתן לגשת לכל הדפים עם מאפיין המזהה באמצעות כתובת URL מיוחדת עם מספר המזהה. לדוגמה, אם לדף יש את המזהה: TASK-123 תוכל להגיע לדף זה ב-notion.so/TASK-123.

כתובות URL עם מזהה ייחודי יעבדו רק אם למזהה הייחודי שלכם יש קידומת. כדי לוודא שהמזהים הייחודיים שלכם מכילים קידומת, לחצו על מאפיין המזהה במאגר הידע שלכם, בחרו עריכת מאפיין, וודאו שהשדה קידומת אינו ריק.

כדי להשתמש בספרינטים, עליכם להחזיק במאגר ידע של משימות ב-Notion. באפשרותכם להפוך כל מאגר ידע ב-Notion למאגר ידע של משימות בהתאם ל-הוראות אלה.

ברגע שיש לכם מאגר ידע של משימות, תוכלו להוסיף ספרינטים להגדרה שלכם. כדי לעשות זאת:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בחלק העליון של מאגר הידע.

2. תחת הגדרות מאגר ידע, בחרו הגדרות נוספות.

3. בתפריט שמופיע, בחרו ספרינטים.

4. בחרו הפעלת ספרינטים.

ברגע שתפעילו ספרינטים עבור מאגר הידע שלכם, ייווצרו מספר פריטים שיעזרו לכם לעקוב אחריהם. אלה יהיו נגישים בסרגל הצד של Notion, לצד מאגר הידע המקורי שבו השתמשתם כדי להגדיר ספרינטים.

לוח הספרינטים הוא המקום שבו תוכלו לעקוב אחר כל המשימות השייכות לספרינטים הנוכחיים והעתידיים שלכם, תוך שימוש במספר תצוגות שונות:

• ספרינט נוכחי: מציג משימות בספרינט הנוכחי.

• תכנון ספרינט: מציג משימות בספרינט הנוכחי, הבא והאחרון, וכן משימות שטרם הוקצו לספרינט.

• צבר משימות: מציג משימות שלא הוקצו לספרינט.

מאגר הידע ספרינטים ייתן לכם תצוגה כללית של הספרינטים הנוכחיים והעתידיים שלכם. באפשרותכם לפתוח את הדף של כל ספרינט כדי להציג את המשימות שבו. כמו כן, תבחינו ב-ציר זמן, המעניק לכם מבט ליניארי יותר על הספרינטים שלכם.

1. ב-לוח ספרינטים, עברו לתצוגת תכנון ספרינט.

2. העבירו כל משימה שלא הושלמה מהספרינט הנוכחי שלכם או מצבר המשימות לספרינט הבא.

כדי לסמן ספרינט כהושלם:

1. ב-לוח ספרינטים, עברו לספרינט הנוכחי שלכם.

2. בחרו השלמת ספרינט.

3. תתבקש לאשר את התאריכים של הספרינט הבא שלך ואת מה שתרצה לעשות עם המשימות שלא הושלמו מהספרינט הנוכחי שלך. תוכל להעביר אותן לספרינט הבא, להעביר אותן לצבר המשימות, או להשאיר אותן בספרינט הנוכחי.

4. בחר השלם ספרינט.

כאשר אתה משלים ספרינט:

• הסטטוס של הספרינט הנוכחי שלך ישונה ל-אחרון. כל ספרינט שהוקצה כרגע ל-אחרון, אם קיים כזה, יוגדר כעת ל-קודם.

• הסטטוס של הספרינט הבא ישונה ל-נוכחי.

• המשימות בלוח ישקפו את הספרינט הנוכחי החדש.

• הספרינט הבא ייווצר אם לא קיים כזה.

התאם אישית את הספרינטים שלך כדי שיתאימו לצרכים שלך. כדי לעשות זאת, עבור ללוח הספרינטים שלך ובחר בתפריט ההגדרות בחלק העליון → הגדרות נוספות → ספרינטים.

• משך זמן: בחר כמה שבועות (מאחד עד שמונה) תרצה שכל ספרינט יימשך.

• התחל ב-: בחר באיזה יום בשבוע תרצה שהספרינטים שלך יתחילו. אם תשנה זאת באמצע ספרינט פעיל, התאריכים של הספרינט הנוכחי ישתנו. לדוגמה, אם הספרינטים שלך נמשכו בעבר שבועיים החל מימי שני, אך אתה רוצה שהספרינטים שלך יימשכו שבועיים החל מימי חמישי, הספרינט הנוכחי שלך יימשך עד שבועיים לאחר יום חמישי הקרוב, כך שהספרינט הבא שלך יוכל להתחיל ביום חמישי כפי שציינת.

• משימות שלא הושלמו: בחר מה יקרה לכל משימה שלא הושלמה מהספרינטים שלך. תוכל לשים אותן בספרינט הבא, להעביר אותן לצבר המשימות, או להשאיר אותן בספרינט המקורי שלהן.

• ספרינטים אוטומטיים: הפעל אפשרות זו אם ברצונך שספרינטים יושלמו באופן אוטומטי לפני שהספרינט הבא ייווצר ויתחיל באופן אוטומטי.

• כבה ספרינטים: בחר באפשרות זו כדי לכבות ספרינט. ברגע שתכבה ספרינטים, מאגר ידע של ספרינטים, לוח הספרינטים והיחסים בין משימות לספרינטים יימחקו לצמיתות. אם תבחר להפעיל ספרינטים שוב, תתחיל עם מאגר ידע, לוח ויחסים חדשים לגמרי.