Tehtävätietokannat ja sprintit

Tehtävätietokannat ja sprintit auttavat tiimiäsi hallitsemaan aikataulutettuja töitä ja pysymään aikataulussa.

Notionin tehtävätietokanta on tietokanta, jolla on oltava tila-, määrätty henkilö- ja eräpäivä-ominaisuudet. Ne auttavat sinua seuraamaan töiden valmistumista.

Luo tehtävätietokanta tai muuta olemassa oleva tietokanta tehtävätietokannaksi seuraavasti:

1. Avaa tietokannan yläreunan asetusvalikko.

   

2. Valitse Tietokannan asetukset -kohdasta Lisää asetuksia.

3. Valitse näkyviin tulevasta valikosta Muuta tehtäviksi.

4. Valitse, mitkä tietokannan ominaisuudet vastaavat tehtävän tilaa, määrättyä henkilöä ja eräpäivää. Jos tietokannalla ei vielä ole näitä ominaisuuksia, voit luoda ne valitsemalla Luo uusi.

5. Valitse Muuta tehtävätietokannaksi.

Jos et enää halua tietokannan olevan tehtävätietokanta:

1. Avaa tietokannan yläreunan asetusvalikko.

2. Valitse Tietokannan asetukset -kohdasta Lisää asetuksia.

3. Valitse näkyviin tulevasta valikosta Kumoa tehtävätietokanta.

Tunniste on tietokantaominaisuus, jonka avulla voit hallita projekteja ja järjestää tehtäviä. Kun ominaisuus on lisätty, jokaiselle olemassa olevalle tietokantakohteelle ja jokaiselle tulevalle luomallesi tietokantakohteelle määritetään automaattisesti yksilöllinen tunniste.

Tunnisteominaisuuden lisääminen tietokantaan:

1. Lisää uusi ominaisuus napsauttamalla + tietokannan oikeassa reunassa.

2. Valitse ID.

3. Jos haluat lisätä tunnisteisiin valinnaisen etuliitteen, valitse Lisää tunnisteen etuliite. Etuliite luodaan automaattisesti, mutta voit muuttaa sitä milloin tahansa kirjoittamalla haluamasi etuliitteen tekstikenttään ja valitsemalla Päivitä tunnisteen etuliite.

Kaikkia sivuja, joilla on tunnisteominaisuus, voidaan tarkastella erityisestä URL-osoitteesta, jolla on tunnisteen numero. Jos sivun tunniste on esimerkiksi TASK-123, pääset sivulle kohdasta notion.so/TASK-123.

Yksilöllisten tunnisteiden URL-osoitteet toimivat vain, jos yksilöllisellä tunnisteellasi on etuliite. Varmistaaksesi, että yksilölliset tunnisteet sisältävät etuliitteen, napsauta tietokantasi tunnisteominaisuutta, valitse Muokkaa ominaisuutta ja tarkista, ettei Etuliite-kenttä ole tyhjä.

Sprinttien käyttäminen edellyttää, että sinulla on Notionissa tehtävätietokanta. Voit muuttaa minkä tahansa Notion-tietokannan tehtävätietokannaksi noudattamalla näitä ohjeita.

Kun sinulla on tehtävätietokanta, voi lisätä kokoonpanoosi sprinttejä. Tee seuraavasti:

1. Avaa tietokannan yläreunan asetusvalikko.

2. Valitse Tietokannan asetukset -kohdasta Lisää asetuksia.

3. Valitse näkyviin tulevasta valikosta Sprintit.

4. Valitse Ota käyttöön sprintit.

Kun otat käyttöön sprintit tietokannassasi, voit seurata niitä muutamalla eri tavalla. Pääset niihin Notionin sivuvalikosta alkuperäisen tietokannan lisäksi, jota käytit sprinttien asettamiseen.

Sprinttitaulusta voit seurata kaikkia nykyisiin ja tuleviin sprintteihisi kuuluvia tehtäviä. Käytettävissä on seuraavat näkymät:

• Nykyinen sprintti: näyttää nykyisen sprintin tehtävät.

• Sprinttisuunnittelu: Näyttää nykyisen, seuraavan ja viimeisen sprintin tehtävät sekä tehtävät, joita ei ole vielä määritetty mihinkään sprinttiin.

• Jäljellä olevat tehtävät: Näyttää tehtävät, joita ei ole vielä määritetty sprinttiin.

Sprintit-tietokanta sisältää yleisnäkymän nykyisistä ja tulevista sprinteistäsi. Voit avata minkä tahansa sprintin sivun katsoaksesi sen sisältämät tehtävät. Käytettävissä on myös Aikajana-näkymä, jossa sprintit näkyvät lineaarisesti.

1. Siirry SprinttitaulunSprinttisuunnittelu-näkymään.

2. Siirrä kaikki keskeneräiset tehtävät nykyisestä sprintistä tai tekemättömistä tehtävistä seuraavaan sprinttiin.

Merkitse sprintti valmiiksi seuraavasti:

1. Siirry Sprinttitaulun kohtaan Nykyinen sprintti.

2. Valitse Merkitse sprintti valmiiksi.

3. Sinua pyydetään vahvistamaan seuraavan sprintin päivämäärät ja se, mitä haluat tehdä nykyisen sprintin keskeneräisille tehtäville. Voit siirtää ne seuraavaan sprinttiin, tekemättömiin tehtäviin tai pitää ne nykyisessä sprintissä.

4. Valitse Merkitse sprintti valmiiksi.

Kun merkitset sprintin valmiiksi:

• Nykyisen sprintin tilaksi muutetaan Viimeinen. Sen sprintin, jonka tilana oli Viimeinen, jos sellainen oli, tilaksi asetetaan Mennyt.

• Seuraava-sprintin tilaksi muutetaan Nykyinen.

• Taulussa näkyvät tehtävät vastaavat uutta Nykyinen-sprinttiä.

• Seuraava-sprintti luodaan, jos sellaista ei vielä ole.

Mukauta sprintit tarpeidesi mukaan. Voit tehdä tämän siirtymällä sprinttitauluusi ja valitsemalla asetukset-valikon yläreunasta → Lisää asetuksia → Sprintit.

• Kesto: Valitse kuinka monta viikkoa (1–8) haluat kunkin sprintin kestävän.

• Aloita: Valitse minä viikonpäivänä haluat sprintin alkavan. Jos muutat tätä kesken aktiivisen sprintin, nykyisen sprintin päivämäärät muuttuvat. Jos sprinttisi esimerkiksi kestivät kaksi viikkoa ja alkoivat maanantaisin, mutta haluat, että sprinttisi kestävät kaksi viikkoa ja alkavat torstaisin, nykyinen sprinttisi kestää kaksi viikkoa tulevan torstain jälkeen. Näin seuraava sprintti voi alkaa torstaina.

• Keskeneräiset tehtävät: Valitse, mitä sprinttien keskeneräisille tehtäville tapahtuu. Voit siirtää ne seuraavaan sprinttiin tai tekemättömiin tehtäviin tai pitää ne alkuperäisessä sprintissä.

• Automatisoidut sprintit: Ota tämä käyttöön, jos haluat sprintin valmistuvan automaattisesti ennen kuin seuraava luodaan ja aloitetaan automaattisesti.

• Ota sprintit pois käytöstä: Valitse tämä ottaaksesi sprintit pois käytöstä. Kun otat sprintit pois käytöstä, sprinttitietokanta, sprinttitaulu ja relaatiot tehtävien ja sprinttien välillä poistetaan pysyvästi. Jos otat sprintit uudelleen käyttöön, käyttöön otetaan uusi tietokanta, taulu ja relaatiot.