Enterprise Searchin tietoturva- ja yksityisyyskäytännöt

Notionin Enterprise Search mahdollistaa työtilasi sisällön turvallisen hakemisen ja analysoinnin yhdistetyistä sovelluksista (kuten Slack, Microsoft Teams, Jira ja muut) Notion AI -yhdistimien kautta. Tämä asiakirja sisältää kattavat tietoturva- ja yksityisyystiedot tiimeille, jotka arvioivat Notionin Enterprise Searchin ominaisuuksia.

Enterprise Search ja AI-yhdistimet noudattavat Notionin AI:n tietoturva- ja yksityisyyskäytäntöjä.

Notion AI Connectors käyttää turvallista ja yksityisyyttä suojaavaa arkkitehtuuria yhdistetyn datan indeksointiin ja hakuun.

Notion vastaanottaa upotuksen yhdistettyjen sovellusten kautta tulevasta datasta AI-yhdistimien avulla ja tallentaa sen vektoritietokantaan (esim. Turbopuffer). Vektoritietokanta on upotuksia varten optimoitu tietovarasto, joka mahdollistaa nopean haun käyttäjän pyynnön kannalta olennaisimmista sivuista.

Turvalliset API-yhteydet

• OAuth 2.0 -todennus Microsoftin, Atlassianin ja Slackin kanssa

• Kaikissa yhteyksissä tiedonsiirrossa käytetään TLS 1.2:n tai uudemman salauksen suojaamaa yhteyttä.

• Nollasäilytysperiaatteella toimivat API-kutsut estävät tietojen tallentumisen yhdistimen tasolla.

Upotus

• Sisältö käsitellään upotuksiksi (numeerisiksi esityksiksi), jotka säilyttävät merkityksen ja suojaavat samalla yksityisyyttä

• Käyttää OpenAI:n nollasäilytysperiaatteella toimivaa embeddings-rajapintaa.

• Lisätietoja upotusten toiminnasta on tässä artikkelissa

Vektoritietokanta

• Upotukset tallennetaan Turbopufferiin, joka on SOC 2 Type 2 -sertifioitu vektoritietokanta

• Mahdollistaa nopean semanttisen haun tietoturvasta tinkimättä

• Täydellinen tietojen eristäminen asiakkaiden työtilojen välillä

Hakukyselyprosessi

• Kaikki haut noudattavat kunkin yhdistetyn sovelluksen käyttäjäoikeuksia (oikeudet synkronoidaan säännöllisesti; katso tarkemmat tiedot yksittäisen AI-yhdistimen dokumentaatiosta)

• Tulokset suodatetaan käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella sekä Notionissa että yhdistetyissä sovelluksissa

• Ei arkaluonteisen sisällön välimuistiin tallennusta

Tietojen salaus

• Salausavaimia hallinnoi Notionin avaintenhallintainfrastruktuuri

• Upotukset vektoritietokannassa on salattu levossa.

Siirron aikana

• Kun käytät Notion AI:ta, tietosi salataan siirrossa TLS 1.2:n tai uudemman salauksen avulla.

• Päästä-päähän-salaus Notionin ja kaikkien aliprosessorien välillä.

• Käyttöoikeudet tarkistetaan hakua tehtäessä, ei vain indeksoinnin aikana

• Käyttäjien yhdistäminen Notionin ja yhdistettyjen palveluiden välillä varmistetaan jatkuvasti

• Muutokset lähdejärjestelmän käyttöoikeuksissa päivittyvät 1 tunnin kuluessa (suurissa työtiloissa tämä voi kestää kauemmin)

• Poistettu sisältö muuttuu hakukelvottomaksi; tämä voi kestää noin 30 minuutista tuntiin. Katso tarkemmat tiedot yksittäisen AI-yhdistimen dokumentaatiosta.

Automaattiset poistoaikataulut

• Kun katkaiset yhteyden liittimeen: Tiedot poistetaan 24 tunnin kuluessa

• Kun lähdetiedot poistetaan: Muuttuu välittömästi hakukelvottomaksi, vektoriesitykset poistetaan 60 päivän kuluessa

• Kun Notion-työtila poistetaan: Kaikki siihen liittyvät embeddings poistetaan 60 päivän kuluessa

• LLM-palveluntarjoajat säilyttävät tietoja 0 päivää (Enterprise) tai enintään 30 päivää kaikissa muissa sopimuksissa.

Asiakkaan hallinta

• Pyydä välitöntä poistamista kohdasta Asetukset → Notion AI → {yhdistetty sovellus} → Katkaise yhteys

• Poistopyynnöt käsitellään automaattisesti ilman manuaalista puuttumista

• Tarkastusloki on saatavilla poistovahvistuksia varten

Rekisteröidyn oikeuksien raportointi

• Oikeus poistamiseen: Poista tietty sisältö tai kaikki yhdistimen tiedot

• Oikeus siirrettävyyteen: Vie upotukset ja metatiedot

• Tietojenkäsittelysopimus (DPA) on saatavilla kaikille asiakkaille

Ensimmäisen 36 tunnin synkronointijakson aikana

• Kaikki tiedonsiirrot käyttävät salattuja kanavia (TLS 1.2+)

• Inkrementaalinen käsittely estää järjestelmän ylikuormituksen

• Mitään väliaikaisia kopioita ei tallenneta suojaamattomiin sijainteihin

• Nopeusrajoitus estää väärinkäytökset ja varmistaa vakaat yhteydet

• Epäonnistuneet synkronoinnit yritetään automaattisesti uudelleen eksponentiaalisella viiveellä

• Edistymisen seuranta on saatavilla liittimen asetuksista

Tietoturvatoimenpiteet synkronoinnin aikana

• Jatkuva käyttöoikeuksien tarkistus synkronointiprosessin aikana

• Poikkeamien tunnistus epätavallisille tietomäärille

• Automaattinen tauko, jos todennusvirheitä havaitaan

• Tiedot eivät ole haettavissa ennen kuin synkronointi on suoritettu onnistuneesti

• Lokitiedot kaikista synkronointitoiminnoista ja virheistä

Todennusvaatimukset

• Työtilan omistajat vaaditaan liittimen alkuasetuksiin

• Ylläpitäjän oikeudet tarvitaan lähdejärjestelmissä (esim. Slackin, Google Workspace -ylläpitäjä jne.).

• Yhdistimemme yhdistävät automaattisesti käyttäjät, joilla on sama ensisijainen sähköpostiosoite sekä Notionissa että yhdistetyssä sovelluksessa. Käyttäjät, jotka eivät käytä samaa ensisijaista sähköpostia yhdistetyssä sovelluksessa, saavat kehotteen, jossa pyydetään todennusta.

• Vieras-käyttäjät on nimenomaisesti suljettu pois AI-yhdistimen käytöstä.

Katso yksittäisen AI-yhdistimen dokumentaatiosta tarkempia tietoja.

Notion on malliriippumaton; jatkamme uusimpien ja parhaiden tekoälymallien arviointia ja käyttöönottoa. Tutkimustila-tyyppisissä ominaisuuksissa käytämme useita eri malleja useiden hakujen suorittamiseen, jotta voimme tarjota mahdollisimman kattavat vastaukset.

• OpenAI: Upotusten luonti (nollasäilytys)

• Anthropic: LLM-kyselyt (nollasäilytys Enterpriselle)

• Turbopuffer: Vektoritietokanta (SOC 2 Type 2 -sertifioitu)

• Notionilla on sopimukset kaikkien tekoälypalveluntarjoajien kanssa, jotka kieltävät kouluttamisen asiakastiedoilla

• Notion käyttää erilaisia kielimalleja (LLM), joiden käsittelyssä noudatetaan nollasäilytysperiaatetta.

• Upotuksia ei voi käänteistää alkuperäisen sisällön palauttamiseksi.

• Asiakasdataa ei käytetä Notionin tai kolmansien osapuolten mallien parantamiseen

Nykyinen vaatimustenmukaisuus

• SOC 2 Type 2 (uusitaan vuosittain)

• ISO 27001:2022 -sertifioitu

• HIPAA-yhteensopiva (Enterprise-tason BAA-sopimuksella)

• GDPR-yhteensopiva, nimetty DPO

• CCPA-yhteensopiva

AI-yhdistimen kattavuus

• Sisältyy SOC 2 Type 2 -laajuuteen

• ISO 27001 -sertifioinnin piirissä

• HIPAA-yhteensopivuus käytössä zero-retention API:iden kautta

Tietoturvakehykset

• NIST Cybersecurity Frameworkin mukainen

• OWASP Top 10 -suojaukset

• CIS Controls -toteutus

• Säännöllinen kolmannen osapuolen tunkeutumistestaus

Sitoumuksemme

• Ympärivuorokautinen tietoturvaloukkausreagointitiimi

• Määritellyt eskalointimenettelyt

• 72 tunnin tietoturvaloukkausilmoitus (tai paikallisten vaatimusten mukaisesti nopeammin)

• Juurisyyanalyysi kaikista tietoturvatapahtumista

• Läpinäkyvä viestintä osoitteen status.notion.com kautta

Mitä kerromme sinulle

• Mahdollisen tietoturvaloukkauksen luonne ja laajuus

• Vaikutuksen kohteena olevat tiedot ja järjestelmät

• Suoritetut korjaavat toimenpiteet

• Suosituksemme: Mitä sinun kannattaa tehdä

• Jatkuvat ilmoitukset ratkaisuun asti