Tietokanta-automaatiot

Tietokanta-automaatiot ovat toimintosarjoja, jotka tapahtuvat aina, kun tietokannassa tapahtuu tietty muutos. Automaatiot koostuvat sekä käynnistimistä (tapahtumat, jotka käynnistävät automaation) että toiminnoista (automaation vaikutus). Tietokanta-automaatioiden tarkoituksena on auttaa säästämään aikaa ja yksinkertaistamaan työtäsi, ja ne voivat olla hyvin yksinkertaisia tai monimutkaisempia tarpeistasi riippuen.

Tietokanta-automaatioita voidaan käyttää moneen tarkoitukseen. Tässä joitakin esimerkkejä:

• Tehtävän määrittäminen tietylle henkilölle sen tilan muuttuessa.

• Slack-ilmoituksen lähettäminen kanavalle, kun sivu lisätään tietokantaan.

• Tietokanta-automaatiot ovat käytettävissä maksullisissa sopimuksissakaikilla alustoilla.

• Tietokanta-automaatioita voivat luoda, muokata tai poistaa maksullisen sopimuksen käyttäjät, joilla on täydet käyttöoikeudet tietokantaan.

• Kuitenkin vain automaation Tekijä voi muokata Slack-automaatioita.

• Ilmaisen sopimuksen käyttäjät voivat luoda Slack-ilmoitus-automaatiota, mutta eivät muunlaisia automaatioita.

• Ilmaisen sopimuksen käyttäjät voivat käyttää automaatioita, jotka sijaitsevat malleissa, mutta niitä ei voi muokata.

Tietokanta-automaation luominen:

1. Napsauta tietokannan yläosassa kohtaa ⚡ → Uusi automaatio.

2. Anna tietokanta-automaatiollesi nimi, jos haluat.

3. Valitse Uusi käynnistin luodaksesi käynnistimen. Valitse sitten Lisää käynnistin luodaksesi lisää käynnistimiä. Lue lisää käynnistintyypeistä alta →

4. Valitse Uusi toiminto luodaksesi toiminnon. Valitse sitten Lisää toiminto luodaksesi lisää toimintoja. Lue lisää toimintotyypeistä alta →

5. Valitse Luo.

Automaatioilla voi olla yksi tai useampi käynnistin. Kun määrität automaatiota, voit päättää, tapahtuuko automaatio Kun jokin näistä tapahtuu vai Kun kaikki nämä tapahtuvat.

Voit valita kolmesta käynnistintyypistä:

• Sivu lisätty tarkoittaa, että automaatiosi käynnistyy, kun tietokantaasi lisätään uusi sivu.

• Ominaisuutta muokattu tarkoittaa, että automaatiosi käynnistyy, kun tietokantasi tiettyä ominaisuutta muokataan. Nimi-, henkilö-, numero-, teksti-, valinta- ja relaatio-ominaisuuksien kohdalla voit valita, millaiset kyseiseen ominaisuuteen tehdyt muokkaukset käynnistävät automaation. Sinulla voi olla esimerkiksi yhteystietoluettelo Notion-tietokannassa ja voit määrittää automaation, jonka käynnistin on numerolla 732 alkava puhelinnumero ja toiminto on kyseisen henkilön osavaltion asettaminen New Jerseyksi.

• Joka {frequency} tarkoittaa, että automaatiosi on toistuva. Käynnistin tapahtuu toistuvasti määrittämäsi tiheyden perusteella. Voit asettaa automaatiosi toistumaan joka päivä, viikko, kuukausi ja niin edelleen. Voit myös asettaa ajan, jolloin automaatio käynnistyy, päivämäärän, jolloin automaation käynnistin alkaa ja päättyy, sekä aikavyöhykkeen.

  

  Huomio:Joka {frequency} -käynnistin toimii kaikkien automaatiotoimintojen kanssa paitsi Muokkaa ominaisuutta -toiminnon.

Käynnistimelläsi voi olla useampi kuin yksi ehto, jolloin kahden tai useamman asian on oltava totta, jotta automaatio tapahtuu. Huomaa, että toistuvaa käynnistintä (kuten sellaista, jonka asetat toistumaan joka viikko, kuukausi jne.) ei voi yhdistää toisen tyyppiseen käynnistimeen.

Automaatiot voivat suorittaa yhden tai useita toimintoja. Voit valita useista eri toiminnoista:

• Muokkaa ominaisuutta muokkaa parhaillaan käyttämäsi tietokannan sivujen ominaisuuksia. Monivalinta-, henkilö- ja relaatio-ominaisuuksien kohdalla voit lisätä tai poistaa yksittäisiä arvoja sen sijaan, että lisäisit tai poistaisit kaikki arvot kerralla. Sinulla voi olla esimerkiksi tehtävätietokanta, jossa nimesi lisätään henkilöominaisuuteen, jos tehtävän nimi sisältää sanan ”blogi”, vaikka kyseiselle tehtävälle olisi jo määritetty muita henkilöitä.

• Lisää sivu kohteeseen lisää sivun valitsemaasi tietokantaan ja muokkaa sivun ominaisuuksia.

• Muokkaa sivuja kohteessa muokkaa sivuja ja ominaisuuksia valitsemassasi tietokannassa.

• Lähetä ilmoitus henkilölle lähettää ilmoituksen tietyille henkilöille Notion-työtilassasi. Vastaanottajina voi olla enintään 20 työtilassasi olevaa henkilöä tai henkilöitä, jotka liittyvät tiettyyn Henkilö-ominaisuuteen tietokannassasi. Lisää viesti, jonka haluat liittää ilmoitukseen.

• Lähetä Mail vastaanottajalle lähettää sähköpostin Gmail-tililtäsi yhdelle tai useammalle vastaanottajalle. Lue lisää tästä alta.

• Lähetä webhook lähettää HTTP POST -pyynnön määritettyyn URL-osoitteeseen. Lue lisää tässä artikkelissa →

• Lähetä Slack-ilmoitus kanavalle lähettää mukautetun ilmoituksen haluamallesi Slack-kanavalle. Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Plus-, Business- ja Enterprise-tilauksissa. Lue lisää täältä →

• Määritä muuttujat mahdollistaa mukautetun muuttujan luomisen mainintojen ja kaavojen avulla. Voit sitten käyttää tätä muuttujaa muissa tietokannan automaatiotoiminnoissa. Lue lisää tästä alta.

Tietokanta-automaation Lähetä Mail vastaanottajalle-toiminto lähettää sähköpostin Gmail-tililtäsi yhdelle tai useammalle sähköpostiosoitteelle, kun käynnistin aktivoituu. Tästä on hyötyä, jos haluat lähettää jollekulle sähköpostia muistuttaaksesi häntä erääntyneen tehtävän suorittamisesta tai päivittääksesi tiimillesi kaikkien avoimien projektiesi tilan.

Automaation määrittäminen sähköpostin lähettämistä varten:

1. Napsauta ⚡ tietokannan yläreunassa ja valitse sitten Uusi automaatio tai olemassa oleva automaatio.

2. Valitse Uusi Toiminto tai Lisää Toiminto → Lähetä Mail vastaanottajalle….

3. Jos Notion-käyttäjätilisi on jo yhdistetty Gmail-käyttäjätiliin, näet sähköpostiosoitteesi kohdan Lähetä Mail osoitteesta vieressä. Jos haluat käyttää toista Gmail-käyttäjätiliä tätä automaatiota varten, napsauta sähköpostiosoitettasi → Lisää Gmail-käyttäjätili.

4. Voit määrittää sähköpostisi eri osia:

   • Vastaanottaja: Tämä voi olla ominaisuus (kuten Kuka tahansa, joka käynnisti tai Sivun Tekijä), työtilasi henkilö tai tietty sähköpostiosoite. Tämä sähköpostiosoite voi olla ulkoinen – sen ei tarvitse kuulua kenellekään työtilassasi tai organisaatiossasi.

     • Valitse CC/BCCVastaanottaja-kentän vierestä, jos haluat lisätä muita henkilöitä kopio- tai piilokopiokenttään.

   • Aihe: Kirjoita sähköpostin aihe. Valitse @Aihe-kentässä, jos haluat aiheen sisältävän ominaisuuden käynnistinsivultasi, ajan tai päivämäärän, työtilasi henkilön tai ryhmän tai linkin työtilasi sivulle. Valitse ∑Aihe-kentässä, jos haluat luoda kaavan aiheellesi.

   • Viesti: Kirjoita sähköpostin viesti. Valitse @Viesti-kentässä, jos haluat viestin sisältävän ominaisuuden käynnistinsivultasi, ajan tai päivämäärän, työtilasi henkilön tai ryhmän tai linkin työtilasi sivulle. Valitse ∑Viesti-kentässä, jos haluat luoda kaavan viestillesi.

   • Lähetä näyttönimellä: Tämä valinnainen näyttönimi näkyy sähköpostissasi vastaanottajalle. Valitse @ näyttönimen kentästä, jos haluat, että se sisältää ominaisuuden trigger page -sivultasi, ajan tai päivämäärän, työtilasi henkilön tai ryhmän sekä linkin työtilasi sivulle. Valitse ∑ näyttönimen kentästä, jos haluat luoda kaavan näyttönimeesi.

     

   • Lähetä vastaukset osoitteeseen: Jos haluat, että sähköpostiisi tulevat vastaukset menevät toiseen osoitteeseen kuin mistä viesti lähetettiin, voit käyttää tätä valinnaista asetusta lähettääksesi vastauksen tiettyyn henkilöominaisuuteen tai henkilöön työtilassasi.

Voit määrittää mukautetun muuttujan mainintojen ja kaavojen avulla. Voit sitten käyttää tätä muuttujaa muissa tietokanta-automaatiotoiminnoissa. Muuttujan määrittäminen:

1. Napsauta ⚡ tietokannan yläreunassa ja valitse sitten Uusi automaatio tai olemassa oleva automaatio.

2. Valitse Uusi Toiminto tai Lisää Toiminto → Määritä muuttujat.

3. Napsauta Variable 1 antaaksesi muuttujalle nimen, muokataksesi kaavaa tai kopioidaksesi sitä. Voit myös valita Add variable.

4. Valitse muuttujakentästä @ tai ∑ määrittääksesi muuttujasi.

5. Voit käyttää näitä muuttujia muissa automaatiotoiminnoissa.

Katsotaanpa esimerkkiä siitä, milloin ja miten loisit mukautetun muuttujan. Oletetaan, että haluat määrittää automaation, jossa kun päätehtävä merkitään valmiiksi, kaikki sen alatehtävät merkitään automaattisesti valmiiksi.

1. Napsauta ⚡ tietokannan yläreunassa ja valitse sitten Uusi automaatio tai olemassa oleva automaatio.

2. Valitse käynnistimeksi Tila asetettu valmiiksi.

3. Valitse Uusi Toiminto tai Lisää Toiminto → Määritä muuttujat.

4. Valitse ∑ siitä kentästä, joka sijaitsee Variable 1 alapuolella.

5. Valitse avautuvassa ikkunassa vasemmalla olevasta ominaisuusluettelosta Trigger page.

6. Lisää piste heti Trigger page-kohdan jälkeen kaavaasi, jolloin se lukee Trigger page.. Tämän jälkeen näet trigger pagen ominaisuudet vasemmalla olevassa ominaisuusluettelossa.

7. Valitse Sub-item. Kaavasi pitäisi nyt lukea Trigger page.Sub-item.

8. Save kaavasi. Nyt mukautettu muuttujasi on määritetty trigger pagen alakohteiksi, eli sivuksi, joka on merkitty valmiiksi.

9. Nyt tietokannan automaatioasetuksissa valitse Lisää toiminto.

10. Valitse Muokkaa sivuja kohteessa....

11. Avaa Valitse tietokanta -pudotusvalikko ja valitse Variable 1. Tämä tarkoittaa, että automaatio muokkaa niiden sivujen sisältöä, jotka liittyvät Variable 1:een – toisin sanoen, se käsittelee trigger pagen alakohteita, eli sivuja, jotka on merkitty valmiiksi.

12. Avaa Muokkaa ominaisuutta -pudotusvalikko ja valitse Tila.

13. Avaa Valitse -pudotusvalikko ja valitse Valmis.

14. Valitse Tallenna.

Kun seuraavan kerran merkitset alakohteita sisältävän pääkohteen valmiiksi, kaikkien alakohteiden tila pitäisi myös muuttua valmiiksi!

Voit käyttää mainintoja ja kaavoja tietokanta-automaatiotoiminnoissa, jotta automaatiot toimivat sinulle paremmin. Esimerkiksi:

• Voit haluta mainita päivämäärän tietokannassasi luodun uuden sivun nimessä.

• Saatat haluta asettaa tietokanta-automaation lähettämään ilmoituksen jollekin, joka mainitsee tietyn sivun.

• Saatat haluta lähettää viestin automaattisesti jollekin, kun tukipyyntö on ratkaistu, ja käyttää viestissä kaavaa, joka laskee, kuinka kauan sen ratkaiseminen kesti.

Lisätäksesi maininnan tai kaavan tietokanta-automaatiotoimintoon:

1. Valitse tietokannan yläreunassa oleva liukusäädinkuvake → Automations.

2. Valitse New action tai Add action. Etsi haluamasi toiminto ja valitse se.

3. Kun määrität automaatiotoimintoa, valitse kentästä @, jos haluat mainita päivämäärän, henkilön, sivun tai trigger pagen ominaisuuden. Valitse kentästä ∑, jos haluat luoda kaavan.

4. Valitse Save, kun olet valmis.

Varmistaaksemme, että automaatiosi toimii oikein, autamme sinua ymmärtämään, missä automaatiosi on virheellinen.

• Jos automaatiossasi ilmenee virheitä sitä määritettäessä:

  • Näet tietoja siitä, missä virheet ovat ja mitä ne ovat, kun luot tai muokkaat automaatiota.

  • Et voi tallentaa automaatiota ennen kuin olet tehnyt tarvittavat korjaukset.

• Jos automaatiosi on toiminut aiemmin, mutta siinä ilmenee virhe, automaatio keskeytetään.

  • Ilmoitamme sinulle virheistä tietyissä tapauksissa, kuten silloin kun automaation päivittämä tietokanta tai tietokannan ominaisuus puuttuu, tai kolmannen osapuolen yhteys, kuten Gmail tai Slack, ei ole enää voimassa tai vaatii todentamista.

  • Muissa tapauksissa, kuten silloin, kun kaavat eivät suoritu oikein tai web-koukkujen kanssa on ongelmia, sinulle ei ehkä ilmoiteta.

• Voit napsauttaa ilmoitusta siirtyäksesi suoraan rikkinäiseen automaatioon ja korjata sen, jotta sitä voidaan käyttää uudelleen. Kun automaatiosi on korjattu, sinun täytyy kytkeä se päälle tai poistaa sen keskeytys manuaalisesti. Näin teet sen:

  1. Avaa tietokanta, johon automaatiosi on sidottu, ja valitse ••• → Automations.

  2. Vie hiiri juuri korjaamasi automaation päälle ja valitse •••.

  3. Kytke Active päälle.

• Automaatiot voivat epäonnistua, jos ne yrittävät suorittaa päivämäärälaskutoimituksia (kuten dateAdd) kentälle, joka on tyhjä tai määrittelemätön automaation suoritushetkellä.

  • Ratkaisuna luo suodatettu tietokantanäkymä, joka sisältää vain ne kohteet, joiden kenttä ei ole tyhjä, ja määritä automaatio suoritettavaksi vain kyseisessä näkymässä.

• Automaatiot voivat epäonnistua, jos niitä käytetään tietokantanäkymässä, joka suodattaa pois olennaisia merkintöjä. Varmista, että automaatio suoritetaan tietokannanäkymässä, joka sisältää kaikki kohteet, joihin sen on tarkoitus vaikuttaa.

Näin näet ja hallitset tietokannan olemassa olevia automaatioita:

1. Napsauta kohtaa ⚡ tietokannan yläosassa.

2. Vie hiiren osoittimen automaatioon ja napsauta •••.

3. Valitse Muokkaa, Keskeytä tai Poista.