Configuración del espacio de trabajo

Para cambiar el nombre e ícono de tu espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración en la barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. En el campo Nombre, ingresa un nombre sencillo para el espacio de trabajo.

4. En Ícono, haz clic en tu ícono actual y elige un emoji o sube una imagen desde tu dispositivo.

Haz que las personas con ciertos dominios de dirección de correo electrónico puedan unirse como miembros a tu espacio de trabajo de forma simple y automática, o como propietarios del espacio de trabajo si tienes un plan gratuito. Apenas se registren, Notion reconocerá su correo electrónico y les preguntará si quieren unirse a tu espacio de trabajo.

Para establecer un dominio permitido:

1. Ve a Configuración en la barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. En Acceso a dominios de confianza, busca el campo Dominios de correo electrónico permitidos e ingresa tu dominio.

Tus datos de Notion siempre estarán respaldados en la nube, pero también puedes exportarlos para mayor seguridad. Puedes exportar todas tus páginas en formato HTML, Markdown o CSV (para bases de datos), junto con cualquier archivo que hayas subido.

Si tienes un plan Business o Enterprise, también podrás exportar todo tu espacio de trabajo en formato PDF, lo que puede servirte para copias de seguridad legales y de cumplimiento normativo.

Las páginas a las que el exportador no tenga acceso, como las páginas privadas de otros usuarios, no se incluirán en el Exportar. Los Propietarios del espacio de trabajo en el plan Enterprise pueden conceder acceso a sí mismos y a otros a páginas específicas mediante Búsqueda de contenido, para que esas páginas se incluyan en futuros Exportar. Parte del contenido también puede no incluirse en el Exportar según la configuración del Espacio de equipo.

Para ayudarte a navegar por el espacio de trabajo exportado, la exportación incluye un mapa del sitio (index.html). Los elementos de la lista en el mapa del sitio están enlazados localmente a las páginas exportadas en formatos HTML y Markdown.

Para exportar el contenido de tu espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración en la barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Busca y selecciona Exportar todo el contenido del espacio de trabajo.

4. Recibirás un correo electrónico de Notion con un enlace para descargar tus archivos. Este enlace caducará a los 7 días.

Si tienes un plan Business o Enterprise, puedes exportar una lista de todas las personas en tu espacio de trabajo.

El archivo CSV exportado incluirá lo siguiente:

• Correo electrónico.

• Nombre.

• Apellido.

• Rol (propietario de espacio de trabajo, administrador de miembros, miembro o invitado).

• Una lista de los grupos de permisos a los que pertenece cada miembro.

• ID de usuario.

Para exportar los miembros del espacio de trabajo como un archivo CSV:

1. Ve a Configuración en la barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Busca y selecciona Exportar miembros como CSV.

Si quieres que las estadísticas de visitas a las páginas sean visibles para los usuarios con acceso completo o de edición a una página:

1. Ve a Configuración en la barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Activa Guardar y mostrar las estadísticas de las visitas a páginas.

Una vez que se haya eliminado un espacio de trabajo:

• Esta acción es permanente.

• Todos los contenidos que contiene serán eliminados. No podrás acceder a tus contenidos; incluso a tus páginas privadas. Quizás quieras exportar los datos que quieres conservar después de eliminar el espacio de trabajo.

• El espacio de trabajo eliminado será eliminado para todas las personas que forman parte de él. Esto significa que todos los usuarios que formaban parte de un espacio de trabajo antes de su eliminación dejarán de tener acceso a este espacio de trabajo y a los contenidos dentro de este espacio de trabajo.

• Se te llevará a otro espacio de trabajo al que pertenezcas, o a la página de registro de Notion si no perteneces a ningún otro.

Para eliminar un espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración en la barra lateral.

2. En Espacio de trabajo, selecciona General.

3. Baja hasta Zona de riesgo y selecciona Eliminar todo el espacio de trabajo. Te pediremos que escribas el nombre de tu espacio de trabajo para comprobar que realmente quieres eliminarlo.

Los emojis personalizados se pueden usar como iconos de página, en reacciones e integrados en páginas. Los miembros del espacio de trabajo pueden gestionar los emojis personalizados desde Configuración en la barra lateral → Emoji Desde aquí, podrán:

• Seleccionar Agregar emoji para subir su propio archivo.

• Hacer clic en ••• junto a un emoji personalizado y seleccionar Editar o Eliminar.

• Los propietarios del espacio de trabajo pueden editar o eliminar cualquier emoji, incluso si no lo crearon ellos mismos.

• Los propietarios de espacios de trabajo también pueden activar la opción Limitar la creación de emojis personalizados a propietarios de espacios de trabajo si no quieren que todos los miembros puedan crear emojis personalizados.

Según cómo uses tu espacio de trabajo, es posible que quieras mantener los datos privados solo para tu equipo. Puedes ir a la sección Seguridad para ajustar la configuración de seguridad de tu espacio de trabajo.

• Permitir solicitudes de acceso a la página de personas que no son miembros: esta configuración está disponible para todos los planes excepto el plan Enterprise.

• Permitir que los miembros soliciten agregar a otros miembros: esta configuración está disponible para los usuarios del plan Plus o superior.

• Permitir que cualquier usuario solicite ser agregado como miembro del espacio de trabajo: Esta configuración está disponible para los usuarios del plan Plus o superior.

• Permitir que los invitados de páginas soliciten ser agregados como miembros al espacio de trabajo: esta configuración está disponible para los usuarios del plan Plus o superior.

• Desactivar publicación de sitios y formularios: Evita que los miembros publiquen sitios de Notion o formularios en la web. Cualquier sitio o formulario que ya esté en línea será desactivado una vez que actives esta configuración.

• Desactivar la duplicación de páginas en otros espacios de trabajo: impide que los miembros muevan páginas a otros espacios de trabajo. Es muy útil si hay muchas personas y muchas páginas. Un entorno así puede volverse confuso muy rápido, y es posible que algunas personas pierdan el acceso si se mueven las páginas.

• Desactivar exportación: impide que los miembros puedan exportar páginas. Además, garantiza que todos tus datos se queden en Notion en lugar de tener versiones diferentes guardadas en formato Markdown o CSV.

• Permitir que los miembros agreguen invitados a las páginas: permite que los miembros agreguen invitados a páginas específicas del espacio de trabajo.

• Permitir que los miembros soliciten agregar invitados: permite que los miembros soliciten agregar invitados a las páginas del espacio de trabajo.

• Quién puede agregar miembros restringidos a los espacios de equipo: elige entre los propietarios de espacios de trabajo y de equipo, solo los propietarios de espacios de trabajo, o bien todos los miembros.

• Quién puede agregar miembros restringidos a las páginas: elige entre los propietarios del espacio de trabajo, los miembros con aprobación del administrador o bien todos los miembros.

• Las páginas que se mueven a la Papelera se eliminan después de: esta opción te permite definir cuánto tiempo permanecerán las páginas en la papelera antes de eliminarse de forma permanente.

• Después de que las páginas se eliminen de la papelera, consérvalas durante: esta opción te permite definir cuánto tiempo se conservarán las páginas una vez eliminadas de la papelera.

Si cuentas con el plan Business o Enterprise, puedes verificar un dominio para tu espacio de trabajo.

Para verificar un dominio para espacios de trabajo:

1. Ve a Configuración en la barra lateral.

2. Selecciona Identidad.

3. Junto a Dominios verificados, selecciona la opción Agregar dominio.

4. Escribe tu nuevo dominio y selecciona Siguiente.

5. Sigue las indicaciones para actualizar tu registro DNS.

6. Haz clic en Verificar para indicar a Notion que compruebe tu registro DNS.

   • Si el estado de tu dominio aparece como Pendiente, haz clic en el menú •••junto al dominio → Ver detalles → Verificar para validarlo de forma manual.

7. Cuando finalice la verificación, recibirás un correo electrónico de confirmación y el estado de tu dominio será verificado.

Si tienes el plan Business o el plan Enterprise, puedes configurar el Inicio de sesión único de SAML o SSO de SAML para tu espacio de trabajo. Descubre más en este artículo →