Mail mit Custom Agents verbinden

Custom Agents können eine Verbindung zu Mail herstellen, um E-Mail-Workflows zu automatisieren. Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Agenten in deinem Namen E-Mails lesen, organisieren, entwerfen und versenden – entweder durch automatisierte Auslöser oder durch direkten Chat mit dem Agenten.

Mail-Verbindungen funktionieren mit Gmail, Notion Mail oder Outlook. Die Nutzung von Notion Mail ist nicht erforderlich, um die Mail-Verbindung zu verwenden.

Die Verbindung der Personalisierten Agenten mit Mail ist in jedem Plan mit Zugriff auf Personalisierte Agenten verfügbar.

Die folgenden Aktionen werden nur unterstützt, wenn du Notion Mail verwendest:

1. Chatte mit deinem Agenten. Gib ihm spezifische Anweisungen, wie er mit Mail-Ereignissen umgehen soll.

   • Dies kann auch manuell in den Einstellungen eines Custom Agents erfolgen. Gehe zu Tools & Access, wähle dann + Verbindung hinzufügen → Mail → Verbinden.

2. Gehe zu Einstellungen → Tools und Zugriff.

3. Wähle die Posteingänge aus, auf die dein Agent Zugriff haben soll.

4. Erteile die Berechtigungen, die dein Agent benötigt: Posteingang ändern, Entwerfen und Senden.

5. Wähle aus, ob der Agent vor der Ausführung einer Aktion eine Bestätigung anfordern soll.

6. Teste die Verbindung. Wenn das Verhalten deines Agenten nicht deinen Erwartungen entspricht, chatte mit deinem Agent, um die Anweisungen zu klären.

Tipp: Sei präzise in deinen Anweisungen. Zum Beispiel: „Archiviere alle E-Mails von Newslettern mit dem Wort ‚wöchentlich‘ im Betreff“ oder „Verfasse eine höfliche Antwort auf Kundenanfragen und speichere sie, damit ich sie überprüfen kann.“

Füge einen Mail-basierten Auslöser in den Einstellungen deines personalisierten Agenten hinzu.

1. Gehe zu Auslöser. Klicke auf + Auslöser hinzufügen → Mail → Verbinden.

2. Wähle unter Mail aus den folgenden Auslösern:

   • Neue E-Mail empfangen: Wird ausgeführt, wenn eine neue E-Mail in der verbundenen Mailbox eingeht.

   • Neue E-Mail gesendet: Wird ausgeführt, wenn du eine neue E-Mail aus der verbundenen Mailbox versendest.

   • Neue E-Mail empfangen oder gesendet: Wird ausgeführt, wenn eine neue E-Mail entweder empfangen oder gesendet wird.

   • Label auf E-Mail angewendet: Wird ausgeführt, wenn ein bestimmtes Label auf eine E-Mail angewendet wird.

3. Wähle den Posteingang aus, für den der Auslöser ausgeführt werden soll.

4. Füge einen Filter hinzu, um einzugrenzen, welche Ereignisse einen Mail-Auslöser auslösen. Jeder Auslöser kann so gefiltert werden, dass er nur ausgeführt wird, wenn eine E-Mail einem bestimmten Von, An, Betreff, Body, oder Domain Attribut entspricht.

Wenn du Mail verbindest, kannst du die Berechtigungen deines Agenten auswählen:

• Posteingang ändern: Archivieren, in den Papierkorb verschieben, mit Labeln versehen, Erinnerungen einrichten, Absender blockieren und abbestellen.

• Entwerfen: Entwürfe erstellen.

• Versenden: E-Mails von deinem Konto versenden.

• Bestätigung anfordern: Erfordert, dass ein Benutzer eine Aktion genehmigt oder abbricht, bevor sie ausgeführt wird. Wenn deaktiviert, kann der Agent die erlaubten Aktionen ohne Genehmigung ausführen.

Tipp: Verwende Berechtigungen und Auslöser (z. B. nur ausführen, wenn ein Label angewendet wird), wenn du einschränken möchtest, welche E-Mails der Agent verarbeitet.

Wenn du einen Custom Agent teilst, der mit Mail verbunden ist, kann jeder, der Zugriff auf diesen Agenten hat, E-Mails im verbundenen Posteingang anzeigen. Vor dieser Aktion wird eine Warnung angezeigt.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, gib deinem personalisierten Agenten spezifische Anweisungen.

Sortiere eingehende Nachrichten automatisch, indem du Labels anwendest, E-Mails mit niedriger Priorität archivierst und Erinnerungen für wichtige Nachrichten festlegst.

Sage deinem Custom Agent:„Wenn ich eine E-Mail erhalte, prüfe, ob es sich um einen Newsletter handelt. Wenn ja, wende das Label ‚Newsletter‘ an und archiviere sie. Wenn sie von einem Kunden stammt, markiere sie mit einem Stern und wende das Label ‚Kunde‘ an.“

Melde dich von unerwünschten Mailinglisten ab und archiviere oder lösche Werbe-E-Mails automatisch.

Sage deinem Custom Agent:„Überprüfe meinen Posteingang auf Abo-E-Mails. Melde alle Newsletter ab, die ich seit 30 Tagen nicht geöffnet habe, und archiviere sie.“

Extrahiere wichtige Informationen aus E-Mails und erstelle oder aktualisiere Datensätze in einer Notion-Datenbank.

Sage deinem Custom Agent:„Wenn ich eine E-Mail von einem neuen Kontakt erhalte, erstelle eine Seite in meiner CRM-Datenbank mit Name, E-Mail-Adresse und Unternehmen. Füge einen Link zur ursprünglichen E-Mail hinzu.“

Verfasse Antworten auf häufige Anfragen und speichere sie, damit du sie vor dem Senden überprüfen kannst.

Sage deinem Personalisierten Agenten:„Wenn ich eine E-Mail erhalte, in der ich nach Preisen gefragt werde, erstelle eine freundliche Antwort mit unseren Standardpreisinformationen und speichere sie als Entwurf, damit ich sie überprüfen kann.“

Wenn dein Custom Agent auf Fehler stößt, gib der Ausführung einen „Daumen runter“ und chatte mit dem Agenten, um das Problem zu diagnostizieren. Versuche dann diese Schritte:

Verbindungsfehler

Wenn du Mail nicht unter Tools und Zugriff finden kannst, die Verbindung zu Mail getrennt wird oder dein Agent sagt, dass er nicht auf E-Mails zugreifen kann:

• Bestätige, dass dein Agent mit dem richtigen E-Mail-Konto verbunden ist.

• Stelle sicher, dass du über die Berechtigung zum Bearbeiten des Agenten verfügst (Kann bearbeiten oder Vollzugriff).

• Trenne die Mail-Verbindung und stelle sie wieder her, und lade Notion dann neu.

• Bestätige, dass du nach dem Aktualisieren der Einstellungen gespeichert hast.

Auslöserfehler

Wenn dein Agent nicht ausgeführt wird, wenn E-Mails empfangen werden, mehrmals ausgeführt wird oder nicht auf E-Mail-Inhalte zugreifen kann:

• Überprüfe die Aktivität des Agenten, um zu bestätigen, ob der Auslöser aktiv ist oder aktiv ist, aber fehlschlägt.

• Überprüfe, ob die Verbindung zu Mail unter Tools und Zugriff noch aktiv ist.

• Bestätige bei labelbasierten Auslösern, dass der Label-Name genau übereinstimmt.