Sikkerheds- og privatlivspraksis for Enterprise-søgning

Notions Enterprise Search gør det muligt for dit arbejdsområde sikkert at søge i og analysere indhold fra forbundne apps (som Slack, Microsoft Teams, Jira og mere) via Notion AI-forbindelser. Dette dokument indeholder omfattende sikkerheds- og privatlivsoplysninger til teams, der evaluerer Notions Enterprise Search-funktioner.

Enterprise Search og Notion AI-forbindelser følger Notions AI-sikkerheds- og privatlivspraksis.

Notion AI-forbindelser bruger en sikker, privatlivsbevarende arkitektur til at indeksere og søge i dine forbundne data.

Notion modtager en integrering for data, der kommer ind via forbundne apps med Notion AI-forbindelser, og gemmer den i en vektordatabase (f.eks. Turbopuffer). Vektordatabasen er et datalager, der er optimeret til integreringer, hvilket muliggør et hurtigt opslag af de mest relevante sider givet en brugeranmodning.

Sikre API-forbindelser

• OAuth 2.0-godkendelse med Microsoft, Atlassian og Slack

• Alle forbindelser bruger TLS 1.2 eller højere kryptering under transport

• API-kald uden lagring for at forhindre datalagring på Notion AI-forbindelser-niveau.

Integrering

• Indhold behandles til integreringer (numeriske repræsentationer), der bevarer betydningen, mens privatlivet beskyttes

• Bruger OpenAIs API til integreringer uden lagring

• For detaljer om, hvordan integreringer fungerer, se denne artikel

Vektordatabase

• Integreringer gemt i Turbopuffer, en SOC 2 Type 2-certificeret vektordatabase

• Muliggør hurtig, semantisk søgning, mens sikkerheden opretholdes

• Fuldstændig dataisolering mellem kundearbejdsområder

Forespørgselsproces

• Alle forespørgsler respekterer brugerens tilladelser for hver forbundet app (tilladelser synkroniseres periodisk; se dokumentationen for den enkelte Notion AI-forbindelse for specifikke detaljer).

• Resultater filtreres baseret på brugerens tilladelser i både Notion og forbundne apps.

• Ingen caching af følsomt indhold

Datakryptering

• Krypteringsnøgler administreres af Notions infrastruktur til nøglehåndtering

• Embeddings i vektordatabaser er krypteret ved lagring

Under overførsel

• Når du bruger Notion AI, krypteres dine data under overførsel ved hjælp af TLS 1.2 eller nyere

• End-to-end-kryptering mellem Notion og alle underdatabehandlere

• Tilladelser kontrolleres ved forespørgsel, ikke kun under indeksering.

• Brugermapping mellem Notion og forbundne tjenester verificeres løbende

• Ændringer i kildesystemets tilladelser afspejles inden for 1 time (kan tage længere tid for store arbejdsområder).

• Slettet indhold bliver ikke-søgbart; dette kan tage omkring 30 minutter til en time. Se dokumentationen for den enkelte Notion AI-forbindelse for specifikke detaljer.

Automatiske sletningstidslinjer

• Når du afbryder en Notion AI-forbindelse: Data slettes inden for 24 timer

• Når kildedata slettes: Bliver øjeblikkeligt ikke-søgbart, og integreringer slettes inden for 60 dage.

• Når et Notion-arbejdsområde slettes: Alle tilknyttede integreringer slettes inden for 60 dage.

• LLM-udbydere opbevarer data i 0 dage (Enterprise) eller maksimalt 30 dage (alle andre planer)

Kundekontrol

• Anmod om øjeblikkelig sletning via Indstillinger → Notion AI → {connected app} → Afbryd forbindelse

• Sletningsanmodninger behandles automatisk uden manuel indgriben

• Audit-log tilgængelig for sletningsbekræftelser

Den registreredes rettigheder

• Ret til sletning: Fjern specifikt indhold eller alle data fra Notion AI-forbindelsen

• Ret til dataportabilitet: Eksporter integreringer og metadata

• Databehandleraftale (DPA) tilgængelig for alle kunder

I løbet af den indledende synkroniseringsperiode på 36 timer

• Alle dataoverførsler benytter krypterede kanaler (TLS 1.2+)

• Inkrementel behandling forhindrer systemoverbelastning

• Ingen midlertidige kopier gemmes på usikrede placeringer

• Hastighedsbegrænsning forhindrer misbrug og sikrer stabile forbindelser

• Fejlede synkroniseringer forsøges automatisk igen med eksponentiel backoff

• Statusovervågning er tilgængelig i Notion AI-forbindelsesindstillingerne.

Sikkerhedsforanstaltninger under synkronisering

• Kontinuerlig validering af tilladelser gennem hele synkroniseringsprocessen

• Anomalidetektering for usædvanlige datamængder

• Automatisk pause hvis der detekteres godkendelsesfejl

• Ingen data er tilgængelige via søgning, før synkroniseringen er fuldført korrekt

• Audit-log over alle synkroniseringsaktiviteter og fejl

Krav til godkendelse

• Arbejdsområdeejere er påkrævet til den indledende opsætning af Notion AI-forbindelsen.

• Administratorrettigheder er nødvendige i kildesystemer (Slack-administrator, Google Workspace-administrator osv.)

• Vores Notion AI-forbindelser linker automatisk brugere, der har den samme primære e-mail i Notion og i den forbundne app. Brugere, der ikke bruger den samme primære e-mail i den forbundne app, vil se en prompt, der beder dem om at godkende.

• Gæstebrugere er eksplicit udelukket fra adgang til Notion AI-forbindelser.

Se dokumentationen for den enkelte Notion AI-forbindelse for specifikke detaljer.

Notion er model-agnostisk; vi vil fortsætte med at evaluere og inkorporere de nyeste og bedste AI-modeller. Til funktioner som Research-tilstand vil vi bruge en række forskellige modeller til at udføre flere søgninger for at give de mest omfattende svar.

• OpenAI: Generering af integreringer (nul opbevaring)

• Anthropic: LLM-forespørgsler (nul opbevaring for Enterprise)

• Turbopuffer: Vektordatabase (SOC 2 Type 2-certificeret)

• Notion har kontraktlige aftaler med alle AI-udbydere, der forbyder træning på kundedata

• Notion bruger forskellige store sprogmodeller (LLM'er) med behandling uden lagring

• Integreringer kan ikke reverse-engineeres for at gendanne det oprindelige indhold

• Ingen kundedata bruges til at forbedre Notions eller tredjeparters modeller

Nuværende overholdelse

• SOC 2 Type 2 (fornyes årligt)

• ISO 27001:2022-certificeret

• HIPAA-kompatibel (med BAA for Enterprise)

• GDPR-kompatibel med udpeget DPO

• CCPA-kompatibel

Dækning af Notion AI-forbindelser

• Inkluderet i SOC 2 Type 2-omfanget

• Dækket af ISO 27001-certificering

• HIPAA-overholdelse aktiveret via API'er uden lagring

Sikkerhedsrammeværk

• Tilpasset NIST Cybersecurity Framework

• Beskyttelse mod OWASP Top 10

• Implementering af CIS Controls

• Regelmæssig penetrationstest fra tredjepart

Vores forpligtelse

• 24/7-team for sikkerhedshændelsesrespons

• Definerede eskalationsprocedurer

• 72-timers underretning om brud (eller hurtigere i henhold til lokale krav)

• Årsagsanalyse for alle sikkerhedshændelser

• Transparent kommunikation via status.notion.com

Hvad vi fortæller dig

• Arten og omfanget af enhver hændelse

• Berørte data og systemer

• Iværksatte afhjælpningstiltag

• Anbefalinger til dine handlinger

• Løbende opdateringer indtil løsning